t Blog

Jak snadno pracovat s elektronickými PDF dokumenty?

Také jste v situaci, kdy máte pocit, že se na vás PDF soubory valí doslova ze všech stran? Tradiční PDFko je často přílohou emailu od vašich dodavatelů, zaměstnanců nebo i uchazečů o zaměstnání. Soubory přicházejí jako příloha emailu nebo jsou skenovány pomocí multifunkčních tiskáren a digitálních kopírek. Tato zařízení nejsou připojena k počítači vašich zaměstnanců přímo jako tradiční skener, ale síťová zařízení skenují dokumenty do sdílených nebo osobních složek či emailu.

Představte si, že byste mohli plně využívat nástroj, který dokáže zpracovávat velké množství PDF dokumentů bez ohledu na jejich vstup. Software MetaServer dokáže automaticky sledovat složky a současně i definované emailové schránky a dynamicky pojmenovávat a organizovat dokumenty ve složkách pomocí vytěženého textu a předem nastavených jednoduchých pravidel. Automaticky přepíná mezi vytěžováním textu z PDF dokumentu a vytěžováním s OCR v případě naskenovaného obrazu.

Pravděpodobně i ve vaší společnosti používáte multifunkce ke generování PDF souborů, které jsou pojmenovány samostatným zařízením. Uživatelé musí najít daný PDF soubor, přejmenovat ho a umístit do správné složky. Pro občasné naskenování dokumentu je to jistě dostatečné, ale při větším objemu skenovaných dokumentů, je tento postup náchylný k chybám a velice zdlouhavý.

S použitím softwaru MetaServer pouze skenujete, to je vše! Zbytek za vás software udělá sám. Software se snadno vypořádá s různými typy dokumentů. Není problém skenovat a zpracovávat běžnou příchozí poštu stejně jako vytěžovat data z hlavičky faktur nebo nastavit software pro vytěžování dat z formulářů, nebo na nestandardní dokumenty. Nastavení softwaru je v několika obrazovkách a základní nastavení zvládne zkušený uživatel.

To, co dělá řešení velmi zajímavým, je také licenční model softwaru MetaServer. Cena softwaru začíná již na nižších desítkách tisíc korun a navíc neřešíte objemové licence. Je tedy jedno, zda potřebujete zpracovat tisíc nebo deset tisíc dokumentů.

Zajímá vás více o řešení? Chcete software vyzkoušet na svých dokumentech? Rádi vám ukážeme nastavení na zpracování faktur nebo formulářů. Přijďte do naší demo místnosti, kde pro vás rádi ukázku řešení zorganizujeme.