t Blog

Proč je digitalizace dokumentů přínosem pro každou organizaci?

1. Čas jsou peníze

V dnešní době, kdy je čas drahou položkou v našich životech, řeší společnosti časovou úsporu na rutinních činnostech svých zaměstnanců. Pracovní vytížení zaměstnanců je stále vyšší, jsou kladeny větší nároky na jejich kvalifikaci a je třeba přemýšlet nad rozložením jejich vytížení i s ohledem na nedostatek pracovní síly na trhu. V dnešní době je Digitální transformace („DX“) fenoménem doby a umožňuje celkovou digitalizaci firem a úřadů a digitalizace dokumentů je jedna ze součástí DX strategie a možností úspory času právě v podobě úbytku nutných administrativních úkonů s papírovou podobou dokumentů a jeho oběhem v rámci společnosti.

2. Větší efektivita pro nižší náklady

Všechny dokumenty přístupné v rámci osobního počítače, pracovní stanice nebo přes mobil, možnost vyhledat si dokument dle jasně stanoveného indexu nebo dokonce dle obsahu v něm uvedeném, sdílení dokumentů s kolegy v řádu minut bez složitého dohledávání - to všechno jsou základní stavební kameny funkčního řešení pro digitalizaci dokumentů, které vám v konečném důsledku přinese větší efektivitu a tím i nižší náklady. Lidé v organizaci jsou schopni zvládnout více práce efektivněji a s výrazně nižší chybovostí. Lidé se mohou zbavit monotónní práce a zvýšit tak kvalitu svého života v práci a tím i produktivitu.

3. Co digitalizovat?

Digitalizovat dokumenty a následně vytěžovat informace můžeme z jakýchkoliv dokumentů (např. faktury, servisní listy, dodací listy, smlouvy, zákaznickou dokumentaci, účtenky, směrnice atd.). Množství dokumentů, které musíte mít denně k dispozici, abyste udrželi práci se záznamy v organizaci, může být skličující. U větších organizací se vedení záznamů často týká skladů, u menších firem mohou papírové dokumenty rychle přerůst kancelářské prostory. Právě přepnutí papírových dokumentů do dokumentů digitálních okamžitě šetří peníze, čas i úložné prostory.

4. A co dále?

Poté co projde dokument snímáním například přes dokumentový skener nebo mobilní telefon či tablet, lze dokument třídit dle předem určených specifikací a následně přenést do předem určeného prostředí. Dokumenty mohou být dále přístupné kdykoliv a kdekoliv dle nastavených uživatelských práv například v systému pro správu dokumentů DMS, kolaboračním intranetovém prostředí na Microsoft Sharepoint, nebo například v systému CRM pro řízení vztahů se zákazníky, atd. Takto zpracované dokumenty mohou startovat firemní procesy mnohem rychleji a vy tak dokážete reagovat rychleji na požadavky vašich zákazníků. Informace z dokumentů lze doplnit o další data např. z vlastních systémů, databází nebo z veřejně dostupných dat na internetu a umožnit finálním uživatelům dat učinit snadnější a kvalifikovanější rozhodnutí.

Skenujte, zpracujte a efektivně využívejte vaše dokumenty. Doba papíru ještě nekončí, ale s námi můžete být napřed a držet krok s digitální transformací vaší organizace.