t Blog

Sedm „chytáků“, které vám dodavatel RPA pravděpodobně neřekl

Tušíte, jaká nejžhavější technologie současnosti umožňuje organizacím ze všech oblastí snížit náklady a dosáhnout zásadních dopadů na profitabilitu? Pochopitelně se jedná o robotickou automatizaci procesů (Robotic Process Automation – RPA). Celý princip je velmi jednoduchý: základní technologií RPA je armáda výkonných, chytrých softwarových robotů, kteří napodobují akce skutečných lidí a eliminují manuální, opakované procesy, jež by jinak vykonávali uživatelé.

Takový robot může kupříkladu napodobovat akce prováděné uživatelem, když

  • pracuje mezi systémy a aplikacemi (např. ERP, CRM),
  • kopíruje a vkládá data z webových stránek nebo portálů,
  • vybírá či vkládá data ze starších mainframových aplikací,
  • slučuje data do Excel souboru.

Tyto automatické akce se kombinují s inteligentní logikou zpracování, jako je transformace dat a zpracování výjimek při směrování práce k zaměstnanci, a vzniká tak digitální pracovní síla, kterou můžete sestavit a nasadit v řádu týdnů nebo i několika dnů.

Roboti mohou eliminovat tisíce hodin, které vaši zaměstnanci tráví každý rok na podružných činnostech, a umožní jim tak vykonávat cennější práci.

Zde ovšem nástup RPA nekončí. Časem bude tato armáda digitálních robotů sofistikovanější a bude využívat techniky jako strojové učení, zpracování přirozeného jazyka (Natural Processing Language – NPL) a prediktivní analýzu. Organizace budou mít příležitost povolat různé robotické služby zpracovávající jednoduché činnosti, jako je kopírování a vkládání dat mezi dvěma systémy, i komplexnější úkoly, jako je pochopení kontextu určité části obsahu a využití získaných informací k podniknutí konkrétních akcí, aniž by bylo nutné předat tyto věci ke zpracování uživateli.

Úleva pro IT a bonus pro obchod

RPA je nastupující technologie s potenciálem vyřešit výzvy, jimž čelí organizace při pokusech o automatizaci procesů zahrnujících starší systémy, souběžně s narůstajícím počtem externích zdrojů dat (webové stránky a portály) a desktopových aplikací (Excel a e-mail), jež jsou nedílnou součástí podnikání.

Proč ovšem nejsou tyto výzvy ještě vyřešené? Není vždy snadné propojit všechny tyto aplikace a zdroje dat. Tradiční přístupy k automatizaci podnikových procesů mohou být nákladné a jejich zavedení může trvat měsíce i roky, ovšem žádné oddělení IT nemá neomezený čas, rozpočet ani prostředky k naplňování potřeb podniku. To se často označuje za „dlouhodobé“ automatizace, zatímco RPA se soustřeďuje na procesní činnosti, které v minulosti oddělení IT neřešila.

Co někteří dodavatelé nechtějí, abyste věděli

Kdy jste si naposled koupili auto? Nic se nevyrovná vůni nového vozu, ovšem proces vyhodnocování různých značek vozů, modelů a prvků může být zahlcující. Prodejci vám budou povídat spíše to, co si myslí, že chcete slyšet, než co pro vás skutečně bude dlouhodobě přínosné, a někdy je obtížné zjistit, které vlastnosti jsou nejvhodnější.

Při vyhodnocování řešení RPA je důležité mít k dispozici všechna fakta. Dávejte si pozor na následujících sedm „chytáků“, když probíráte robotickou automatizaci procesů s různými dodavateli.

1. „Vždycky jsme používali robotickou automatizaci.“

Dávejte si pozor na dodavatele, kteří jen rozšiřují své produkty o nové nástroje a snaží se dostat do pozice, kdy mohou využít situace na trhu. Je velmi pravděpodobné, že bude omezená nabízená funkčnost nebo že využívání technologie z vaší strany se bude omezovat jen na jednu oblast podnikání, a navíc se svážete s další technologií, kterou ani nepotřebujete.

Seznamte se s historií a fakty o každém dodavateli. Ačkoli je RPA pro většinu z nich relativně nový termín, dodavatelé, kteří tuto technologii prosazují již mnoho let, chápou princip „robota“. Najdete jen několik vybraných dodavatelů, kteří mají stovky zákazníků s tisíci roboty.

2. „Programování je nutností.“

Pokud nějaký produkt RPA vyžaduje psaní množství kódu pro vývoj robotů, nebudete moci plně využít všechny přínosy, které od automatizace očekáváte. Bohužel vývojová prostředí některých RPA produktů jsou určená pro programátory. I když je v některých případech programování nezbytné, vývojové prostředí určené pro programátory znamená větší závislost na IT. Práce spočívající ve využívání Microsoft Visual Studio a programování pro vytvoření přístupu do aplikací, může být přesným opakem toho, co vaše organizace od RPA očekává – jednoduchost a použitelnost ze strany podnikových uživatelů.

3. „Náklady na služby oproti ceně za softwarovou licenci mohou být vyšší.“

Je to tak. Můžete nakonec platit víc za služby než za vlastní software. Je důležité nenechat se uvázat do kontraktu, kdy jste úzce závislí na týmu profesionálních služeb dodavatele softwaru nebo systémového integrátora, který vám neustále účtuje vývoj dalších robotů.

4. „Produkt vyžaduje obsáhlé školení.“

Hovořil jsem se systémovým integrátorem, který prohlásil, že jeho organizaci trvalo několik měsíců, než dokázala začít efektivně využívat konkrétní RPA produkt. Toho se vyvarujte, protože RPA musí podporovat rychlý vývoj, testování a nasazení robotů. Školení by ideálně mělo zahrnovat výuku (on-site nebo on-line) a rozumný objem profesionálních služeb, které pomohou vašemu týmu sestavit a nasadit několik prvních robotů a vybaví vás znalostmi dostatečnými k následnému samostatnému sestavování, zavádění a spravování celého řešení.

5. „Náš software zvládne všechno.“

To je klasické nadnesené prohlášení oddělení marketingu nebo prodeje. Skutečností je, že někteří dodavatelé s RPA začali jen před pár lety a rádi hovoří jako významní dodavatelé. Když sledujete jejich prezentace, hledejte v platformě barevně odlišené rámečky, které označují součásti dodávané třetími stranami. Pokud se kupříkladu váš podnikový problém týká zpracování dokumentů (papírových i digitálních), zvažte nabídku na podnikového zpracování dokumentů spíše než dodavatele, jehož prezentace je plná barevných technologických rámečků. Klíčovým faktorem RPA řešení je i analytická a procesní inteligence, která musí být součástí vybraného řešení.

6. „Potřebujete umělou inteligenci (AI), aby bylo RPA užitečné.“

Nechápejte mě špatně. RPA je z hlediska robotů začátkem něčeho velkého a diskuse o tom, kde má kognitivní počítačové zpracování potenciál řešit problémy ve vaší organizaci, by měla být součástí vašich jednání s dodavatelem. Ovšem vrhnout se přímo na AI a jednat jen o možnostech pokročilého učení může znamenat měsíce (i roky) času a velké investice do licencí softwaru, které nedají jasnou návratnost investic.

Začněte raději jasnými procesními potížemi a ty řešte jako první. Klíčem k úspěchu je pracovat s daným dodavatelem i jeho partnery na tvorbě takové RPA strategie, která povede ke křivce postupné automatizace, jež bude brát v potaz prioritizaci procesů, přístup k vývoji, vyžadované technologie a sadu osvědčených postupů. RPA vám může přinést rychlá vítězství a zisky i bez technologií pokročilého učení. Potřebujete-li lepší schopnosti jako analýzu obsahu a zpracování přirozeného jazyka, vyberte si takového dodavatele RPA, který má technologii i zkušenosti v těchto oblastech.

7. „Náš software je připraven pro enterprise.“

„Enterprise“ je termín, se kterým řada dodavatelů ráda operuje. Pokud ovšem zvažujete zavedení jednoduchého software pro záznam maker, který běží na desktopovém stroji, chvilku se zamyslete. To není podnikový software. Takové záznamníky maker musíte provozovat na desktopových strojích uživatelů a vše se rychle změní v komplexní prostředí, kde budete zavádět, spouštět a spravovat aktualizace stovek nebo dokonce tisíců takovýchto desktopových záznamů. Jistě si vzpomenete na dávné dny architektury klient/server, kde se musela řešit aktualizace verzí, nekompatibilita a tak dále. Organizace, jež zkoumají řešení RPA, musejí zvážit, jak se roboti sestavují, zavádějí a spravují.

Dodavatel, jehož roboti běží centrálně na serveru, dosáhne daleko lepšího řízení a správy než dodavatel, jehož roboti běží na pracovních stanicích. A nenechte se zmást tím, jak někteří RPA dodavatelé popisují svou centralizovanou správu robotů. Skutečností je, že většina RPA dodavatelů vyžaduje, aby všichni jejich roboti měli při vykonávání procesu přístup na virtuální pracovní stanice. Oproti tomu skutečná podniková architektura – s vestavěným jádrem prohlížeče a nativní konektivitou k mainframovým terminálům – nevyžaduje připojení k virtuální stanici kvůli webovým a mainframovým robotům, což významně snižuje náklady na licence hardwaru a softwaru i na nastavení infrastruktury virtuálních pracovních stanic.

Pokud vás téma RPA zajímá, stáhněte si zdarma eBook 10 způsobů jak vás manuální činnosti připravují o obchody.