ZVOLILI ŘEŠENÍ PRO DIGITALIZACI DOKUMENTŮ

"Chtěli jsme výkonnou digitalizaci"

Náhrada robustního řešení v provozu vyžaduje určitou dávku odvahy ze strany zákazníka, výběr správného dodavatele a kvalitní projektové řízení.

Cílem Státního pozemkového úřadu byla větší efektivita celkového procesu digitalizace v rámci 50 pracovišť po celé České republice a moderní řešení s budoucí možností snadné realizace dalších požadovaných funkcionalit vyplývajících z principů fungování této agentury. V první fázi procesu digitalizace dokumentů bylo požadavkem skenování doručené pošty a obecných dokumentů a potřeba automatického přiřazení naskenovaných dokumentů do spisové služby. Pomocí integrované technologie OCR bylo vyřešeno rozpoznávání a převod znaků z tištěných dokumentů do vrstvy výstupního PDF dokumentu, se kterými je možné dále pracovat.

Co jsme hledali?

Hlavním požadavkem Státního pozemkového úřadu bylo zprovoznění komplexního řešení pro skenování dokumentů a došlé pošty, které bude kompatibilní se současným systémem spisové služby. Skenování a digitalizace dokumentů pomocí softwaru Kofax Express splňuje naše požadavky na následnou snadnou dohledatelnost dokumentů. Tímto jsme splnili zákonné požadavky o spisové službě.“

Jiří Chum
vedoucí oddělení řízení projektů a administrativy

Státní pozemkový úřad

Po zaniknutí Pozemkové fondu ČR vznikl v roce 2013 Státní pozemkový úřad (SPÚ). Činnost úřadu vykonávají krajské pozemkové úřady. Jednou z hlavních činností Státního pozemkového úřadu je řízení o pozemkových úpravách, kterými se ve veřejném zájmu prostorově a funkčně uspořádávají pozemky, scelují se nebo dělí a zabezpečuje se jimi přístupnost případně vyrovnání hranic pozemků tak, aby byly vytvořeny podmínky pro racionální hospodaření vlastníků půdy.

www.spucr.cz

  • 100% soulad
    s legislativou
  • 50 lokalit
  • 100% dohledatelnost
    dokumentů
  • 1* splnění cílů
    projektu

Jak nám řešení pomohlo?

Celý projekt byl vyhodnocen jako velmi úspěšný díky profesionálnímu a věcnému přístupu všech zúčastněných stran.

Během dvou týdnů se podařilo na 50 pracovišť SPÚ dodat a nainstalovat 50 dokumentových skenerů Fujitsu fi-7260, včetně implementace softwaru Kofax Express. Současně proběhlo zaškolení uživatelů tak, aby denní činnost byla komfortní a v souladu se zavedenými pracovními postupy. Skenery Fujitsu jsou pod zárukou a SLA smlouvou na dobu 5 let. Servisní podpora společnosti INFOMATIC přináší SPÚ zajištění kontinuálního provozu na jednotlivých pracovištích. Jakýkoliv výpadek, který by byl způsoben dokumentovým skenerem, je vyřešen do 2 pracovních dní v místě instalace. Tímto SPÚ eliminuje dlouhodobý výpadek a zajišťuje dostupnost řešení pro pracovníky úřadu.

Proč dospěli k tomuto rozhodnutí?

Jedná se o jemnou techniku, která může vlivem toneru, sponky nebo prachu omezit provoz digitalizační linky a servisní podporou INFOMATIC SWAPit na 5 let si úřad zajistil ochranu proti těmto situacím.