t Slovník

Správa dokumentů

Systém pro správu dokumentů a obsahu je nezbytně nutný pro efektivní práci s informacemi.


Jsme už zvyklí, že strukturovaná data zpracováváme v databázových aplikacích, umožňujících jejich organizování a správu. Nestrukturovaná data, což jsou například smlouvy, zápisy z porad, obchodní a technické podmínky nebo různé tabulky či prezentace, pak ale v převážné většině končí na úrovni souboru typu dokument nebo PDF v příslušné složce na disku počítače a serveru. Dokument Management Systém vám umožní efektivně uchovávat, třídit a vyhledávat všechny vaše dokumenty a další databázově nestrukturalizované záznamy. Řízení správy dokumentů je tak, v případě tohoto systému, mnohem jednodušší a přehlednější. 

Příklady funkcionalit DMS systému:

  • Vkládání souborů - zde stojí za zmínku možnost hromadného ukládání dokumentů a přímé ukládání dokumentů z aplikací, které neumožňují realizovat přímý zápis do databáze (Active Folder, Database connection).
  • Meta data dokumentů a jejich revize slouží k přidání dodatečné informace k dokumentu, která může být součástí  jeho obsahu. Obvykle je indexace využívána pro rychlejší vyhledání konkrétního dokumentu.
  • Automatické přidělování identifikátorů dokumentům přináší jistotu, že dokumentu a jeho revizi bude přiděleno číslo ze správné řady a že toto číslo bude v rámci systému (nebo složky) jednoznačné.
  • Verze a jejich revize slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého života nacházel. 
  • Dokumenty jsou poskytovány z jediného centrálního zdroje (distribuovaného, či replikovaného), kde jsou vždy aktuální. Není tak potřeba je vyměňovat s uživateli, stačí je jednou vložit do centra a poskytnout odkaz na místo, kde se nacházejí.
  • Vyhledávání je možné nejen podle jména dokumentu, ale také v meta datech a přímo v uložených dokumentech, pokud poskytují fulltextový index. 
  • Přístupová práva slouží k nastavení přístupu uživatelů ke kompletním nebo částečným datům systému. Systém dokáže řídit přístup k jednotlivým složkám, k dokumentům, nebo dokonce i k jednotlivým položkám popisu.

Výhody systému:

  • Integrace s ostatními IT systémy, především ERP systémem
  • Jasná definice procesů a priorit, které tímto řešením podporujete
  • Komplexní přehled procesu a jeho souvislostí
  • 100% zpětná dohledatelnost

Bez správy podnikového obsahu je těžké s informacemi efektivně pracovat.
Tento produkt je součástí řešení: Digitalizace dokumentů