Anonymizace dokumentů

Dle nově schváleného zákona č. 340/2015 Sb. (tzv. zákon o registru smluv) musí od 1. 7. 2016 všechny zákonem stanovené instituce zveřejňovat uzavřené smlouvy na veřejném portále ve strojově čitelném formátu a s metadaty (popisné údaje k dokumentu). Tyto smlouvy musí mít před zasláním do Registru smluv znečitelněné (tzv. anonymizované) citlivé - osobní údaje. Jedná se tedy o složitou metodiku přípravy dokumentu před vlastním uveřejněním.

Tři hlavní benefity

  • Jednoduchost

    Snadná digitalizace dokumentů a následná anonymizace dat

  • PDF

    Použitelnost řešení i pro elektronické dokumenty v PDF

  • Ucelené řešení

    Digitalizace originálu a verze s anonymizací pro uveřejnění v jednom uceleném řešení

Podmínky dané zákonem

  • 1

    Anonymizace dokumentů se vztahuje na státní a veřejnoprávní instituce, územně samosprávné celky, státní podniky, právnické osoby, v nichž má většinovou majetkovou účast stát a další instituce zákonem definované

  • 2

    Od 1. 7. 2017 je zveřejnění v Registru smluv podmínkou účinnosti těchto smluv

  • 3

    Povinnost zveřejnit smlouvy, faktury a objednávky nad 50 000 Kč bez DPH

  • 4

    Zveřejnění přes portál Registr smluv

  • 5

    Povinnost zveřejnit smlouvy do 30 dnů od podepsání

Popis řešení

Digitalizační software v nabídce INFOMATIC umožňuje nejen snadné a pohodlné skenování, ale i velmi snadné řešení anonymizace dokumentů. Pomocí práce s obrazem importovaných PDF nebo přímo skenovaných obrazů dochází k „začernění“ požadovaných dat. Pokud jsou dokumenty pro účely uveřejnění skenovány, je možné si naskenovaný originál uchovat v nepozměněné podobě ve vašem úložišti, spisové službě apod.

  • Řešení postavené na softwaru Kofax Express
  • Možnost skenování dokumentů přímo ze skeneru nebo nahrání archivovaných dokumentů do aplikace (PDF, TIFF apod.)
  • Jednoduché vytváření nečitelných polí nad citlivými údaji (tahem myši)
  • Zpracovávání celých dávek dokumentů a následný export do jednotlivých PDF/A
  • V rámci jednoho skenování možnost uložit PDF/A soubor s nebo bez anonymizace
  • Začerněné oblasti jsou permanentní => při exportu do prohledávatelného PDF/A nelze tato slova vyhledat

Hlavní výhody

  • Snadné ovládání

  • Software v české jazyce

  • Optimalizace obrazu v čase skenování

  • Možnost napojení dokumentového skeneru

  • Neomezený počet zpracovaných dokumentů

  • Vytváření povinných metadat pro Registr smluv

Související pojmy