t Blog

Dobře zvolený směr na vaší cestě k inteligentní automatizaci procesů

Pokud vám déle leží v hlavě jak automatizovat procesy a dosáhnout větší efektivity vašeho pracovního týmu nebo vás zajímá téma celkové digitální transformace firmy, pak věříme, že následující řádky pro vás budou přínosné a otevřou vám cestu k hlubším informacím k dnešním možnostem softwarových technologií pro automatizaci podnikání.

Pokud neustále řešíte, zda je vhodné začít nejprve s digitalizací dokumentů a vytěžováním dat, nebo lidem ve firmě stanovit úkoly podle jasně řízených procesních workflow, a nebo se svézt na momentálně velmi populární vlně robotizace lidské činnosti a procesních úkonů, pak vězte, že ten správný klíč k bráně skutečné inteligentní automatizace je v kombinaci výše uvedených technologií a v naší nabídce dvou produktů robotizace RPA a orchestrace procesů pomocí workflow s technologií BPM.

 

Ptáte se, proč tomu tak je a proč doporučujeme zrovna tyto dvě technologie?

RPA dnes kromě samotného „klikání na obrazovce za uživatele“ obsahuje mnoho dalších funkcí včetně účinných integračních schopností, OCR vytěžování dat, funkcí využívajících umělou inteligenci a mnoho dalších. Tím výrazně zasahují do možností automatizace procesu, jehož základem je modelovaný proces v rámci BPM nástroje, kde pomocí workflow celkových procesů tak dochází k orchestraci práce mezi roboty a lidmi dle předem definovaných business pravidel. Tímto způsobem dochází k rychlejší a efektivnější práci na procesech a zároveň i menšímu počtu řešení výjimek ve zpracování, neboť si jednoduše nemůže dělat každý práci úplně po svém.

Zároveň existuje mnoho procesů, kde lze vhodnou kombinací orchestrace procesů (BPM) a robotizace (RPA) dosáhnout plně automatizovaných procesů. Ať už se jedná o úkony v back office provozech finančních institucí, vyhodnocování dat na základě vstupních dat nebo například stahování a vyhodnocování poptávek z dodavatelských portálů a mnoho dalších. Orchestrace neboli řízení procesu od začátku do konce a možnost zpětného sledování průběhu procesu a práce s daty uvnitř procesu je cesta k bezpečné automatizaci vnitrofiremních procesů.

Platí to zejména proto, že digitální transformace stále více směřuje k tomu, aby pokryla celé spektrum možností týkající se inteligentní automatizace. Kromě tradičních funkcí softwarové platformy jako je machine-learning a kognitivní zpracování dokumentů obsahující pokročilé vytěžování dat a NLP dnes mnoho zákazníků, kteří začali čistě s produkty pro workflow automatizaci nebo RPA, přidali do své sady nástrojů pro inteligentní automatizaci další produkty, protože objevili hodnotu jejich použití v jejich kombinaci. Námi nabízená softwarová platforma tak dokáže kombinovat i další technologie jako je pokročilá analytika včetně dynamických dashbordů kontrolující stav procesů, mobilitu a možnost pracovat na úkolech v rámci jednotlivých procesů nebo pořizovat dokumenty prostřednictvím mobilních zařízení, přidat do celkových procesů funkci generování dokumentů na základě firemních šablon a další funkce, který dovytvářejí automatizovaný proces od A do Z.

Nicméně pokud se vrátíme ke kombinaci dvou výše zmíněných technologií, pak níže uvádíme několik poznatků získaných ze zkušeností zákazníků po nasazení těchto technologií do provozu.

BPM a RPA: Stejné, ale jiné

Tyto dvě technologie mají společný cíl: Optimalizovat obchodní i firemní procesy a zvyšovat produktivitu a efektivitu lidí tak, aby vaši zákazníci byli se službami vaší společnosti spokojeni a odnesli si ty nejlepší zkušenosti. Obě technologie pracují na dosažení cíle jiným způsobem, ale i přesto jsou kompatibilní.

BPM umožňuje úplnou automatizaci procesů, která přepracovává a digitalizuje podnikové procesy typu end-to-end. Složitý proces, jako je například poskytování hypotéky nebo zpracování pojistných událostí, se může okamžitě stát rychlejším, efektivnějším a snáze proveditelným pro zaměstnance a v konečném důsledku i pro zákazníky.

Realita dnešního světa IT je, že v rámci celkového procesu automatizace je však třeba stále udržovat i staré systémy, protože obsahují klíčová data. Zaměstnanci často zůstávají zapojeni do časově náročných úkolů, které spočívají v manuálním přístupu k těmto systémům při vyhledávání nebo zadávání obchodních údajů.

V ten moment přichází na pomoc tradičním workflow a case managementovým nástrojům digitální pracovní síla RPA - robot. Robot pomáhá s nedostatky mezi většinou automatizovaným a digitalizovaným obchodním procesem a manuálními úkoly, které musí být nevyhnutelně provedeny, aby byl systém záznamů aktuální.

Aktu neustálého ručního kopírování a přeformátování dat mezi stávajícími systémy se říká „automatizace otočného křesla“. Je to často ruční práce mimo proces definovaný v BPM a tradiční kandidát, který je vhodným případem použití robota pro automatizaci konkrétního kroku v rámci celkově automatizovaného procesu.

Roboti tak mohou v rámci složitých procesů jako je například sjednání hypotéky nebo vyřízení pojistné události pomoci tím, že zastanou práci, která často vyžaduje čistě lidskou interakci s otáčením se od systému k systému. Ať už se jedná o webový portál, excelovou tabulku a nebo starou aplikaci v AS400. Mohou například zkontrolovat identitu zákazníka pomocí různých webových a interních zdrojů a doručit zprávu zaměstnanci. Nebo po dokončení procesu může robot přiřadit a sjednotit informace se záznamem v systému.

Dva typy robotů pracujících v rámci procesů definovaných v BPM

Softwaroví roboti spadají do dvou širokých kategorií, kde řeší a automatizují dříve manuální úkoly. První kategorie se nazývá „ bezobslužná robotizace “, ve které roboti snadno automatizují opakující se úkoly bez zásahu člověka. Robot se například může přihlásit k různým webovým portálům a načíst informace o faktuře a přiřadit je do systému ERP k platbě.

Druhou kategorií je „ asistované RPA “. Někdy roboti automatizují pouze část úkolu a jsou lidem k ruce, aby automatizovali určitou část jejich celkového úkolu. Například v případě, kdy potřebuje zaměstnanec získat konkrétní informace o člověku, se kterým jedná, a pomocí zadání konkrétního jména spustí robota k prohledání přidružených zdrojů dat, které následně zaměstnanec vyhodnotí. Zde se může jednat o procesy týkající se posouzení požadavků zákazníků, HR proces při hodnocení uchazečů o zaměstnání a mnoho dalšího. Roboti, které stavíme pomocí Kofax RPA, zvládají obojí.

RPA a BPM: Společně mají větší sílu i hodnotu

Proč tedy rovnou nestavět všechny procesy pouze na platformě RPA pro robotizaci? BPM přichází s bohatou sadou funkcí, které nejsou dostupné v RPA, ale mnohé iniciativy pro automatizaci a orchestraci procesů je vyžadují, jako je programování nevyžadující workflow engine, funkcionality pro řízení kapacit a různé pracovní fronty a pracovní vytížení zdrojů, správa a kontrola výjimek a událostí, jednoduše definovatelná business pravidla, uživatelské prostředí pro spolupráci na úkolech a další.

Roboti jsou tak vyvoláváni ke své práci v rámci celkově definovaného procesu v rámci BPM nástroje a po splnění své práce předávají výsledky zpět do procesu BPM platformy, která udržuje plnou kontrolu nad celým procesem. Cílem zapojení robotů do celkových procesů je umožnit zaměstnancům pracovat a soustředit se na práci, kde jsou vyžadovány jejich znalosti a zkušenosti a opakující se manuální úkoly za účelem shromáždění informací eliminovat zapojením robotů do této činnosti. A protože automatizace procesů pomocí workflow definovaných v rámci BPM a robotizace provádějí procesy pokaždé stejným způsobem, jsou plně kontrolovatelné a dohledatelné. Lidé mohou zároveň tyto procesy dále analyzovat, zkoumat a optimalizovat a tím dále hledat cesty k větší efektivitě a zmírnění rizika v již definovaných procesech.

RPA a BPM technologie vám dávají schopnost plně automatizovat vaše procesy a správně je řídit od začátku do konce. BPM i RPA software Kofax je logicky vzájemně integrován. Stavba řešení, administrace i další rozvoj je tak v rámci prostředí jednoho výrobce a nemusíte složitě kombinovat různé produkty různých výrobců a být závislí na podpoře různých vývojových týmů s různou strategií.

 

Závěr

Se vznikem robotů neboli digitálních pracovníků a postupným rozvojem umělé inteligence (AI) společnosti rozpoznávají, že jejich lidé se mohou soustředit na práci s vyšší hodnotou, být více zapojeni do práce, která je v procesech baví, a tím zvýšit celkovou produktivitu pracovní síly v rámci své organizace. Ať už je pro vás nejvyšší prioritou automatizace úkolů, procesů nebo práce s dokumenty, klíč ke skutečné inteligentní automatizaci je v kombinaci robotizace a orchestrace procesů.

V rámci našich řešení jsme v INFOMATIC připraveni vám celé řešení ukázat, konzultovat s vámi konkrétní příklady procesů, o kterých si myslíte, že by mohly být vhodnými kandidáty pro výše uvedenou automatizaci, a v případě, že se vám technologie zalíbí, vám ji i poskytnout zdarma k testování. Neváhejte se na nás obrátit! S technologií Kofax máme 20 let zkušeností a jsme dlouholetým platinum partnerem výrobce softwaru Kofax. Lokální podpora, zkušenost a znalost našich lidí v kombinaci se špičkovým softwarem světové úrovně je tím správným mixem k vybudování smysluplného řešení, které nastartuje inteligentní automatizaci procesů i ve vaší firmě.

Chcete si zkusit robota postavit sami? Máte chuť si nejdříve technologii robotizace osahat a až následně se obrátit případně na naše experty? I takovou možnost pro vás máme. Pokud chcete Kofax RPA včetně podrobných návodů k instalaci a následné tvorbě robota na rok zdarma, pak pro vás máme návod jak na to zde.

Pro více informací nás neváhejte kontaktovat pomocí telefonního čísla +420 251 025 400. Pokud raději píšete zprávy, pak využijte náš messanger na webových stránkách INFOMATIC, nebo napište email na info@infomatic.cz.