Chytré algoritmy od Kofaxu zpracují v LeasePlanu 500 přijatých faktur denně, brání zbytečným chybám a rozumí si s firemními procesy

Nehraje roli, jestli faktura, technický průkaz či pokuta za špatné parkování přijde e-mailem nebo v obálce. Pro LeasePlan jsme totiž připravili platformu, která dokument rychle zpracuje, vytěží data a předá je do DMS, SAPu a dalších systémů.

Manažeři tak mají přehled o oběhu dokumentů firmou, zaměstnancům ubyla monotónní práce a proplácení faktur nedrhne kvůli zbytečným chybám.

Systém zpracuje 130 000 stran dokumentů ročně.

Vytěží data i z atypických dokumentů jako velký technický průkaz.

Je integrovaný se 3 systémy – DMS od IBM, SAP a NOLS.

A díky škálovatelnosti jsme ho rychle rozšířili i na Slovensko.

Zaběhnuté procesy, tisíce vozidel v terénu a stovky faktur v e-mailu nebo na recepci

Každý pracovní den přijdou do LeasePlanu stovky dokumentů od prodejců aut, čerpacích stanic, servisů, pojišťoven nebo odtahovek. Dominují klasické faktury, ale LeasePlan neustále obnovuje vozový park, takže denně zpracovává i 20–40 nových technických průkazů. Přibližně 80 % dokumentů chodí elektronicky ve formátu PDF, zbytek je na papíře.

O LeasePlanu

Nadnárodní společnost, která ve 32 zemích zajišťuje různé formy pronájmu vozů včetně správy vozového parku. V Česku má LeasePlan na starosti více než 30 tisíc vozidel pro drobné řemeslníky i velké firmy.

projekt: Automatizace zpracování faktur
řešení: Automatica DX na platformě Kofax TotalAgility®
realizace: červenec 2019 — květen 2020

Starý systém zpracování dokumentů brzdil rozvoj firmy

Dříve museli zaměstnanci LeasePlanu každý dokument zaevidovat, přepsat data do podoby, která vyhovuje DMS nebo účetnímu systému, poslat fakturu ke schválení a poté ji proplatit.

Používali k tomu starší aplikaci IBM Lotus Notes, jenže:

  • zpracování faktur zabíralo čím dál víc času,
  • při přepisu dat vznikaly chyby, což vedlo k reklamacím,
  • monotónní přepisování dat do systému zaměstnance příliš nebavilo,
  • manažeři neměli přehled o oběhu dokumentů firmou
  • technické řešení aplikace bránilo v rozvoji společnosti.

„Postupně zvyšujeme počet aut v nabídce i množství fleetů, komunikujeme se zákazníky online a obecně pracujeme na digitalizaci firmy. Proto jsme se rozhodli pro automatizaci rutinních činností,“ vysvětluje kontext společného projektu Aleš Radoměřský, ICT ředitel LeasePlanu.

Klientova obava: ať se to na nás teprve neučí

Pro ICT ředitele LeasePlanu Aleše Radoměřského bylo při výběru dodavatele zásadní, aby už měl zkušenosti s podobným projektem.

Pusťte si 7minutový videorozhovor o projektu.

„Automatizace procesů je stručně řečeno převod papírových procesů do nul a jedniček. Zní to jednoduše, ale v praxi je nezbytné, abychom u takového projektu už ze začátku správně pochopili, s jakými dokumenty klient pracuje, jaké používá systémy a jak má nastavený proces schvalování dokumentů. U LeasePlanu jsme při vytváření business casu museli zohlednit spoustu proměnných, ale podařilo se to. Připravili jsme projekt, který klienta opravdu posunul,“ doplňuje náš obchodní ředitel David Večeřa.

Kofax v LeasePlanu spojuje několik oddělení a interních systémů.
End-to-end řešení.

Kofax Intelligent Automation

Softwarová platforma, která propojí různé podnikové systémy a oddělení. Zefektivní procesy, sníží množství manuální práce a chyb, minimalizuje náklady a podpoří dodržování předpisů. Při správné implementaci změní fungování firmy k lepšímu, zlepší vztahy se zákazníky a umožní lépe využívat nové obchodní příležitosti.

„Pro výběr INFOMATICu nakonec rozhodl i návrh řešení s učícím se mechanismem. Přišlo nám zajímavé, že v softwaru nastavíme zpracování jednoho typu faktury a on sám vyvodí pravidla pro zpracování jiného typu dokumentu,“ popisuje Aleš Radoměřský.

Technická analýza zpřesnila zadání projektu

Plácli jsme si a společně s LeasePlanem definovali cíle projektu:

  • urychlit zpracování přijatých faktur, technických průkazů a dalších dokumentů,
  • postavit řešení na platformě, která se přizpůsobí firemním procesům, ne naopak,
  • připravit jednoduché prostředí na ovládání systému, aby zaměstnanci nemuseli pracovat s pěti různými aplikacemi,
  • umožnit škálovatelnost, aby se řešení mohlo rozšířit i na Slovensko.

Detailně jsme zmapovali typy přijímaných dokumentů a schvalovací proces LeasePlanu. Tady je pár výstupů z technické analýzy, které byly důležité pro implementaci:

  • 80 % agendy vyřešíme předpřipraveným řešením Automatica DX,
  • konektory na ERP systémy NOLS a SAP, DMS IBM Content Manager nebo bankovní aplikaci MultiCash vyvineme na míru,
  • na míru nakonfigurujeme také proces vytěžování dat z technických průkazů,
  • zjednodušíme vybrané firemní procesy jako příjem faktur za nová vozidla.

Co je to Automatica DX (ADX)

Nástroj pro zpracování faktur, který jsme vytvořili v INFOMATICu – kombinuje digitalizaci dokumentů (elektronických i papírových), vytěžení dat a nastavení schvalovacích procesů. ADX je nadstavba na platformě Kofax TotalAgility, ovládání je v češtině a umožňuje customizaci podle potřeb zákazníka.

Implementace zabrala 6 měsíců. Zakončili jsme ji uživatelským testováním a zaškolením

Jelikož jsme vyšli z připraveného nástroje Automatica DX, byla implementace řešení rychlejší, než kdybychom vše stavěli od nuly – soustředili jsme se zejména na správnou konfiguraci schvalovacích úrovní, aby ADX odpovídalo zavedeným procesům LeasePlanu.

Nejdéle trval vývoj konektorů a oříšek bylo nastavení komunikace se systémy a databázemi na architektuře DB2 – vyřešili jsme to ve spolupráci s IT oddělením LeasePlanu.

Náhled do systému: vlevo data, vpravo digitalizovaná faktura.

Hotové řešení jsme podrobili uživatelskému testování – ověřili jsme, že v systému oproti zadání nic nechybí ani nepřebývá. „Pořádné otestování systému považuji za klíčové a doporučuji na něj vyhradit dostatek času. Čas zaměstnanců není zdarma, ale spuštění systému je pak jednodušší,“ radí Aleš Radoměřský.

Před testováním jsme ještě zaškolili klíčové zaměstnanců LeasePlanu. Jeden den jsme se věnovali budoucímu adminovi systému, dva dny jsme nový systém na zpracování faktur představovali uživatelům.

Pozitivní ohlasy okamžitě po spuštění

Přibližně jeden měsíc fungovaly starý a nový systém souběžně – pro hladké spuštění jsme nechali některé procesy doběhnout v původním řešení. Poté LeasePlan přešel na nový systém, ve kterém zpracovává všechny nově příchozí faktury a technické průkazy.

ADX je propojené s firemními systémy, ale zaměstnanci agendu zpracování faktur ovládají z jednoho rozhraní, které je navíc v češtině.

Manažeři LeasePlanu získali lepší přehled o flow dokumentů – na pár kliknutí zjistí, jestli je faktura už schválená, nebo čeká na vyjádření. V DMS systému je navíc uložená veškerá historie práce s příslušným dokladem.

Za pracovní den systém zpracuje kolem 500 stran dokumentů. Zásadně to zrychlilo naši práci. Mile nás překvapil pokles chybovosti. Přepis dat dělají algoritmy a my nemusíme faktury opravovat manuálně.

Aleš Radoměřský

Tři vychytávky, které stojí za pozornost

1. Poradili jsme si s digitalizací velkého technického průkazu

Techničák přichází do LeasePlanu současně s fakturou za nové vozidlo. Technický průkaz má jiné rozměry než klasické dokumenty, ale přesto umíme dokument digitalizovat a data z něj vyčíst. Po jejich uložení mohou zaměstnanci vyhledávat v DMS systému například podle identifikačního kódu vozidla (VIN).

Digitalizace údajů z technického průkazu.

2. Systém se sám učí, tím šetří práci i peníze

Automatica DX má v sobě učící se mechanismus – dokáže z nastavení parametrů pro zpracování určitého typu dokumentu vydedukovat, jak nastavit parametry pro jiný typ dokumentu. Pokud se tedy LeasePlan rozhodne pro zpracování nového typu faktury, systém si sám poradí se správným nastavením a vyčítáním dat.

3. Uživatel vyhledá jakýkoli dokument na pár kliknutí

Vytvořili jsme vyhledávací nástroj, kterým umožňuje ověření stavu faktury. Uživatel díky němu zjistí, jestli dokument teprve čeká na schválení, byl schválen, zamítnut, nebo úplně smazán ze systému.

Expanze na Slovensko a budoucí plány

Škálovatelnost řešení byla pro LeasePlan důležitá od začátku projektu. Po hladkém nasazení systému v Česku jsme od klienta dostali zelenou a připravili rozšíření pro slovenskou část firmy.

Schvalovací procesy a typy zpracovávaných faktur se od Česka nelišily. Největším rozdílem byl jiný formát velkého technického průkazu.

„Automatické zpracování faktur pro Slovensko jsme dělali během covidu. Měl jsem ze začátku obavy, jak se to podaří na dálku, ale ukázalo se, že INFOMATIC umí svoji práci velmi dobře. Vyzdvihl bych v této souvislosti projektové řízení, díky kterému bylo všechno v termínu a pod kontrolou,“ uzavírá Aleš Radoměřský.

Po nasazení obou systému zajišťujeme pro LeasePlan údržbu a konzultace rozvoje systému, který řeší primárně interní vývojáři – pracují na přidávání nové agendy a rozvoji učícího mechanismu.

Přemýšlíte nad digitalizací dokumentů?

Rádi s vámi probereme detaily – o našem řešení Automatica DX, o platformě Kofax TotalAgility® nebo o jiným cestách k efektivnějšímu zpracování firemních dokumentů.

Nezávazná konzultace
vám ušetří týdny hledání.

Stačí, když se nám ozvete.

David Večeřa
+420 722 251 761
david.vecera@infomatic.cz