Digitalizujeme 15 mil. dokumentů z 50 poboček

Digitální podatelna

Pomohli jsme Allianz SK přejít na platformu Kofax, která zpracovává dokumenty, umožňuje jednoduché nastavení firemních procesů a správu desítek skenerů z jednoho místa.

15 mil.
Počet dokumentů, které digitální podatelně zpracuje za rok.
2+
Integrace s Unius DMS, RuleEngine a několika interními systémy pojišťovny.
50
Množství poboček, ze kterých proudí do systému dokumenty.

V největší pojišťovně na Slovensku projde digitální podatelnou 15 mil. dokumentů ročně. Allianz – Slovenská poisťovňa má díky tomu dokonalý přehled o oběhu dokumentů firmou, snížila množství chyb i manuální práce zaměstnanců. Podatelna na moderní platformě Kofax TotalAgility umožňuje i orchestraci procesů nebo správu desítek skenerů na pobočkách z jednoho místa.

Fungující digitální podatelna, ale malý prostor pro rozvoj digitalizace napříč organizací

S pojišťovnou Allianz spolupracujeme už od roku 2016. Do té doby byla dlouholetým uživatelem  softwaru Kofax Capture. Jedná se o tradiční řešení, které:

  • poradcům umožňovalo na jakékoli z 50 poboček oskenovat dokument,
  • technologie OCR vytěžila data,
  • údaje putovaly do interních systémů firmy na zpracování pojistek nebo řešení škodních událostí
  • a zároveň se uložily do digitálního archivu.


Řešení umožňovalo za rok zpracovat přibližně 15 mil. pojistných smluv, žádostí o plnění a dalších dokumentů. Pro Allianz to přinášelo klasické výhody digitalizace:

  • úbytek papíru,
  • méně chyb,
  • lepší přehled o flow dokumentů,
  • rychlejší zpracování úkolů,
  • lepší zastupitelnost lidí
  • nebo méně triviální práce jako přepisování dat.


„S technologickým rozvojem se ale zvýšil i digitalizační apetit, proto si Allianz čím dál víc uvědomovala limity klasického řešení,“ vysvětluje kontext projektu Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC.

Jednalo se zejména o tyto limity:

  1. Decentralizovaná správu systému. Veškeré zásahy včetně upgradu skenovacích či validačních modulů museli dělat technici přímo na pobočkách po celém Slovensku.
  2. K digitální podatelně nešlo přistupovat přes prohlížeč z domácího počítače nebo mobilu.
  3. Řešení neumožňovalo snadné nastavení ani úpravy firemních procesů pro distribuci digitalizovaných dokumentů na správné místo.

„Kofax Capture je chytré řešení pro digitální podatelnu a čistě digitalizaci dokumentů. Allianz ale chtěla digitalizovat a automatizovat víc, proto jsme klientovi doporučili migraci na platformu Kofax TotalAgility, která umožňuje komplexnější přístup,“ popisuje Dolejš.

Digitální podatelna od Kofaxu (někdy také skenovací pracoviště nebo skenovací linka) pomáhá organizacím všude tam, kde je potřeba zpracovat velké množství dokumentů a dat.

Migrace s vizí rozsáhlejší digitalizace

TotalAgility kombinuje navrhování a řízení procesů (tzv. orchestraci), samotné zpracování dokumentů i dlouhodobý monitoring. „Právě u firem, které mají desítky poboček po celé zemi a stovky uživatelů s vlastními zařízeními, je správa ekosystému velmi náročná. Technici musí například zajistit, aby všude byly nahrané aktuální moduly. U TotalAgility se veškerá správa dělá centrálně, tím se šetří desítky hodin času měsíčně a minimalizují chyby,“ doplňuje ředitel INFOMATIC.


Při optimálním nastavení taková digitální podatelna zpracovává:

  • fyzickou poštu,
  • papírové dokumenty,
  • elektronické dokumenty např. ve formátu PDF,
  • e-maily,
  • zprávy z webových formulářů
  • nebo třeba ze sociálních sítí.

Část dokumentů se zpracovává automaticky, část skenují zaměstnanci.

Nehraje roli, jestli vstupy pochází od:

  • zákazníků,
  • obchodního oddělení firmy,
  • procurementu,
  • účetních nebo dodavatelů.

TotalAgility je propojená s interními systémy a zajistí, aby se data správně propsala na správné místo a doputovala ke správným lidem.


Systém navíc obsahuje učící se algoritmus, který například usnadní rozšíření podatelny o příjem nového typu dokumentů, a dá se doplnit o funkce jako elektronické podepisování dokumentů či rozhraní pro mobil.

Uživatelé vše ovládají přes přehlednou webovou aplikaci a každý z nich má přístup jen k výseku funkcí podle uživatelských práv.


INFOMATIC jako implementátor Kofaxu

K implementaci firma potřebuje zkušeného partnera, který zvládne propojení s:

  • různými firemními systémy (ERP, DMS, CRM),
  • koncovými zařízeními (skenery, MFP, mobilní telefony, tablety) a dalším hardwarem (servery)
  • a celý projekt odřídí bez negativního vlivu na fungování firmy.

Projekt digitální podatelny pro Allianz proběhl podle klasického režimu IT zakázek: analýza → implementace → testování → zaškolení uživatelů → spuštění → podpora a rozvoj.

Nejprve jsme ověřili kompatibilitu platformy TotalAgility s interními systémy Allianz. V analytické fázi bylo důležité detailně porozumět stávající práci uživatelů a zároveň popsat jednotlivé kroky implementace jako propojení platformy se skenery, firemním Unius DMS a dalšími systémy pojišťovny.

A podívali jsme se i na nastavení uživatelských rolí, aby každý zaměstnanec měl jen taková práva, která mu Allianz přidělí:

  • běžný uživatel s přístupem do systému,
  • administrátor systému,
  • uživatel s právem skenovat dokumenty,
  • uživatel, který může revidovat klasifikaci dokumentů po naskenování,
  • validátor dat,
  • supervizor.

Migrace digitální podatelny na novou platformu vyžaduje pečlivé nastavení. Dali jsme si záležet například na to, aby systém uměl automaticky kategorizovat velký objem dokumentů podle typu nebo čárového kódu a sám vyhodnotil, jestli je z příslušného dokumentu potřeba vytěžit data, nebo ne, protože je do systému už zadal zaměstnanec pojišťovny na pobočce.

„Protože TotalAgility používáme pro většinu našich digitalizačních projektů, zvládli jsme migraci celého systému za 10 měsíců od úvodní schůzky,“
zdůrazňuje Dolejš.

Po spuštění jsme Allianz poskytovali několikaměsíční podporu (uživatelům i správcům), dnes je klient schopen digitální podatelnu udržovat a rozvíjet vlastními silami.

Snadnější správa systému a možnost práce z domu (nejen) při pandemii

Digitální podatelna funguje stejně spolehlivě jako dříve a hned od spuštění zpracovává stejné množství dokumentů jako starý Kofax Capture. Allianz však díky centralizované správě koncových zařízení šetří na nákladech za práci techniků.

Velký přínos nové Kofax platformy se ukázal rychle po spuštění. S nástupem covid-19 totiž zaměstnanci nemohli na pobočky. Díky možnosti pracovat s dokumenty přes aplikaci v prohlížeči ale pokračovali v práci z domu. I do budoucna usnadní řešení postavené na TotalAgility fungování Allianz v tzv. hybrid workforce režimu, kdy část zaměstnanců pracuje z kanceláře a část z domu.

„Klient objevuje možnosti orchestrace procesů a sám navrhuje dílčí změny, které ještě zefektivní flow dokumentů. A bavíme se s Allianz o dalších krocích v digitalizaci firmy,“ nastiňuje Dolejš.

„Řešíme například využití TotalAgility pro všechny možné vstupy od e-mailů a webových formulářů až po XML soubory od partnerů. Tím Allianz získá jednotný trychtýř informací do vnitřního systému.“

— Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC


Zajímavé změny na obzoru: mobilní skenování občanek a pasů

Další chystanou inovací je využití platformy ke skenování občanek nebo pasů. V systému vznikne nový proces, který umožní digitalizaci dokumentů potřebných ke sjednání pojistky.

Tím se od původní digitální podatelny posuneme k onboardingu nových zákazníků a věřím, že se brzy dostaneme i do frontendových aplikací Allianz. Zákazník pak například dostane SMS, ať si sám naskenuje ID, proklikne se do mobilního internetového prohlížeče, vyfotí občanku mobilem a založí pojistku bez zbytečné cesty na pobočku,“ uzavírá Dolejš.

Pomůžeme s vytvořením či migrací digitální podatelny i vám

Pokud přemýšlíte nad digitalizací dokumentů nebo automatizací některého z firemních procesů, poradíme vám, jak začít. Ozvěte se a rádi vám představíme možnosti platformy Kofax TotalAgility®.

DX

Když potřebujete začít s digitalizací organizace, ale nevíte, odkud začít.

Zjistit více

Chcete také uspět?
Napište nám

Mohlo by vás zajímat