Zpracováváme 40 tis. dokumentů denně

Digitální podatelna

Už více než 10 let pomáháme největší pojišťovně v Česku s digitalizací dokumentů a procesů. Implementovali jsme pro ně digitální podatelnu na platformě Kofax, která denně zpracuje 40 tis. stránek smluv či žádostí o pojistné plnění, a poskytujeme dlouhodobý servis skenerů v centru sdílených služeb. Fungující řešení jsme doplnili o možnost skenování přes mobil, a tím organizaci šetříme náklady na svoz papírových dokumentů.

40 tis.
Počet stran, které digitální podatelna zpracuje za den (ve špičce zvládla linka až 85 tis.).
3
Integrace s interními IT systémy na míru (životní a neživotní pojištění) a digitálním archivem.
320
Množství poboček s multifunkčním skenerem, ze kterých proudí do systému dokumenty.

Chytré skenování dokumentů na pobočkách i přes mobil. Rozvíjíme digitální podatelnu v Generali České pojišťovně

Zaměstnanci přehlcení přepisováním dat

Do systémů Generali České pojišťovny proudí denně tisíce dokumentů od zákazníků, zaměstnanců nebo dodavatelů. Aby si ve všem firma udržela pořádek, rozhodla se už před více než dvaceti lety pro digitalizaci s pomocí softwaru od Kofaxu.


V roce 2012 si nás pojišťovna vybrala jako partnera pro pokročilejší automatizaci zpracování dokumentů. „Desítky zaměstnanců tehdy zpracovávaly v brněnském centru sdílených služeb dokumenty z celé republiky. Z dnešního pohledu to bylo velmi neefektivní. Člověk procházel každý dokument a z formulářů třeba o pojistném plnění přepisoval data do interních systémů, tzv. indexoval. U každého dokumentu se jednalo o desítky indexů a do firmy tehdy přicházelo přes 20 tis. dokumentů denně,“ popisuje Tomáš Dolejš, CEO INFOMATICu.

Klient si od nové digitální podatelny sliboval:

  • rychlejší zpracování dokumentů,
  • snížení rizika chyb, ke kterým dochází při manuální činnosti,
  • lepší manažerský přehled o oběhu dokumentů firmou
  • a sofistikovanější náplň práce pro zaměstnance.
„Business case spolupráce byl tehdy o tom, že 12 % nově sjednaných smluv na papíře bude díky automatickému vytěžování v Kofaxu uzavřeno v interních systémech Generali bez jakékoliv lidské interakce.“

— Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC


Generali ČP chtěla řešení postavit na platformě Kofax Capture, která už tehdy umožňovala hladké propojení s interními systémy i hardwarem na skenování dokumentů a vytěžování dat z dokumentů různých typů.

Platforma Kofax zefektivnila zpracování dokumentů

V první fázi spolupráce jsme detailně zmapovali:

  • interní systémy firmy (IT systémy a digitální archiv vyvinuté na míru),
  • různé kategorie dokumentů, které firma zpracovává,
  • proces přípravy dokumentů na digitalizaci,
  • a procesy, díky kterým dokumenty obíhají firmou.


Společným cílem bylo, abychom na maximum využili nativní funkce Kofaxu, a tím se vyhnuli velkému množství úprav na míru. Díky tomu je platforma technicky udržitelnější.


„Digitální podatelnu od Kofaxu si zjednodušeně představte jako chytré softwarové propojení mezi skenery, pošťákem, formulářem na webu nebo e-mailovou schránkou na jedné straně a interními systémy na straně druhé.

Dokument se dostane do systému – buď ho oskenuje zaměstnanec na multifunkčním zařízení v kanceláři, nebo se tam přesune automaticky – a podle nastavených pravidel algoritmy vytěží určitá data. Ta se validují a přenesou třeba do ERP, DMS nebo do archivu. Možnosti propojení nebo nastavení platformy jsou v podstatě neomezené,“ vysvětluje Dolejš.

Digitální podatelnu pro Generali ČP jsme navrhli takto:

  • v centru sdílených služeb se shromáždí všechny dokumenty, které dříve přicházely na podatelnu firmy,
  • zaměstnanci oskenují papírové dokumenty,
  • Kofax vytěží data z pojistných smluv, formulářů nebo žádostí,
  • údaje se po validaci uživatelem automaticky přepíší do interních systémů, kde s nimi pracují příslušní zaměstnanci,
  • digitalizovaný dokument současně putuje do archivu.

Podíleli jsme se na dodání skenovací linky

Součástí řešení byla i dodávka hardwaru – digitalizační linky pro zaměstnance v Brně. „Rozhodli jsme se pro dokumentové skenery Fujitsu a Inotec, která jsou kompatibilní s Kofaxem, snadno se ovládají a s přehledem zpracují objem dokumentů, který do Generali proudí,“ doplňuje Dolejš. A protože digitalizační linka vyžaduje péči, uzavřeli jsme s Generali ČP SLA smlouvu na poskytování dlouhodobého servisu.

Díky funkčnímu HW a SW podatelna zásadně urychlila zpracování dokumentů, zaměstnanci dostali za úkol práci s vyšší přidanou hodnotou a pojišťovna mnohem rychleji reaguje na požadavky zákazníků. „Při spuštění digitální podatelna vytěžovala 5 druhů dokumentů, postupně jsme rozsah rozšířili na 20 druhů a neustále jsme s lidmi Generali ČP přemýšleli, jak projekt co nejvíc rozvinout,“ dodává Dolejš.

Skenování přímo na pobočce nebo z mobilu

V roce 2016 jsme se s klientem domluvili, že platformu doplníme o nové funkce, a pustili se do projektu decentralizovaného a mobilního skenování dokumentů.

Smlouvy, žádosti a další dokumenty, které se dříve vozily ke zpracování do Brna, nově mohli do systémů vkládat přímo zaměstnanci pojišťovny v terénu a tím:

  • ještě zrychlit zpracování dokumentů,
  • snížit náklady firmy za pravidelné svozy papírových dokumentů u poboček do centra sdílených služeb v Brně
  • a snížit také počet zaměstnanců, kteří v Brně dokumenty na plný úvazek skenují.


Technologicky jsme platformu Kofax doplnili o dvě nadstavby, které propojují back office Generali ČP s pobočkami a mobilními telefony zaměstnanců:

  • Kofax Front Office Server zajišťuje zpracování dokumentů na více než 320 pobočkách,
  • Kofax Mobile Capture umožňuje zpracování dokumentů přes mobilní aplikaci (pro Android i iOS).


Díky tomu se nyní fyzický dokument do systémů Generali ČP dostane 3 způsoby:

  1. Oskenuje ho zaměstnanec v centru sdílených služeb.
  2. Zaměstnanec na pobočce se přihlásí k multifunkčnímu skeneru (proběhne uživatelská autorizace s kontrolou oprávnění), oskenuje dokumenty a odešle data do digitální podatelny.
  3. Zaměstnanec nebo externí obchodník kdekoli vytáhne mobil, přihlásí se do mobilní aplikace, oskenuje dokumenty a odešle je do podatelny (aplikace sama optimalizuje kvalitu snímku a pozná, jestli člověk skenuje Velký technický průkaz, ID nebo jiný typ dokumentu).


„Jádro a fungování digitální podatelny zůstaly stejné. Přidali jsme ale nové způsoby, jak skenovat dokumenty a díky decentralizaci Generali ČP šetří na svozech – dříve jezdili třeba dvakrát týdně, teď sváží jen párkrát za měsíc. Při počtu poboček to znamená úspory v řádech milionů,“ hodnotí Dolejš.

DX

Když potřebujete začít s digitalizací organizace, ale nevíte, odkud začít.

Zjistit více

Zajímavost z projektu

Ačkoli jsme proškolili zaměstnance o nových možnostech zpracování dokumentů, v praxi spousta z nich i nadále posílala dokumenty v obálce do Brna nebo čekala na svoz. K prosazení inovace pomohla motivace pro poradce – pokud využili skenování na pobočce nebo přes mobilní aplikaci, měli vyšší provizi.

Další rozvoj podatelny: orchestrace procesů a nová agenda

Řešení od Kofaxu umožňuje další automatizaci. Momentálně s Generali ČP řešíme možnost většího zapojení poradců a likvidátorů nebo způsoby, jak digitalizaci papíru posunout do jiných oddělení – platforma totiž může fungovat napříč organizací.

Pomůžeme s vytvořením digitální podatelny i vám

Pokud přemýšlíte nad digitalizací dokumentů nebo automatizací některého z firemních procesů, poradíme vám, jak začít.

Kofax je jedna z mála low-code platforem, která kombinuje umělou inteligenci, robotizaci, procesní řízení, e-signature a mobilní skenování, stejně jako generování dokumentů v rámci procesu. Díky těmto technologiím dosáhnete ve své firmě automatizace, která má skutečný dopad. Ozvěte se a rádi vám tyto možnosti představíme.

Nezávazná konzultace vám ušetří týdny hledání.

Chcete také uspět?
Napište nám

Mohlo by vás zajímat