Letiště Praha se neobejde bez nástroje na automatizované zpracování faktur, účtenek, dodacích listů nebo HR dokumentů. Tuto roli zastává platforma inteligentní automatizace Kofax s naším řešením Automatica DX. Zaměstnanci nemusí manuálně přepisovat a indexovat data do systému SAP.
Díky platformě Kofax zpracuje Letiště Praha 3× více dokumentů než dříve a data míří do SAPu bez chyb.
Finance, investice, personalistiku a další firemní procesy řídí Letiště Praha už dlouhá léta přes SAP. Společnost má tento robustní ERP systém nastavený na míru a zaměstnanci napříč odděleními jsou na něj zvyklí.
Zaměstnanci také běžně pracují se softwarem od Kofaxu, který firmě pomáhá v boji se záplavou papíru. Do roku 2017 však Letiště Praha využívalo Kofax pouze jako nástroj k přeměně papírových dokumentů do elektronické podoby.
Pokaždé, když do firmy dorazila pošta s fakturou nebo dodacím listem, tak ji:
Pokud faktura přišla v elektronické podobě, odpadlo skenování. Zaměstnanci však stále manuálně přepisovali položky do SAPu. Proplácení dokladů kvůli tomu:
„Letiště Praha bylo v situaci, kdy dobře provedená automatizace rozváže zaměstnancům ruce. Z našich zkušeností je vhodným ukazatelem objem dokumentů. Pokud společnost zpracovává 10 tis. faktur ročně, opravdu není na co čekat. Automatizací firma totiž ušetří stovky hodin práce.“
— Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC
Množství dokumentů, se kterým se oddělení back office Letiště Praha potýkalo, ještě zvyšovala personální agenda, kam spadaly např.:
„Více než 2 000 zaměstnanců, fluktuace, klasická pracovněprávní legislativa, přísné bezpečnostní předpisy. To všechno vedlo k tomu, že Letiště Praha potřebovalo digitalizaci i pro HR oblast,“ vzpomíná Dolejš.
Pro automatizaci ve finančním i personálním oddělení Letiště Praha bylo zásadní, aby návrh řešení nenahrazoval celofiremní SAP.
„Právě v tom je síla Kofax TotalAgility. Jedná se totiž o univerzální platformu, která digitalizuje data z jakýchkoli zdrojů (papír, e-mail, formuláře, apod.) a propojí různé IT systémy. Může fungovat samostatně – zaměstnanci pak vše obsluhují přes rozhraní Kofaxu a firma přes Kofax navrhuje i optimalizuje proces schvalování dokumentů.
Platforma ale může být i doplňkem velkých IT systémů. Pak slouží jako výkonná datová pumpa pro aplikační srdce firmy, kterým v případě Letiště Praha zůstává SAP,“ vysvětluje Dolejš.
Máme předpřipravenou nadstavbu pro automatizaci přijatých faktur s názvem Automatica DX (ADX), díky které nemusíme řešení stavět od nuly. ADX funguje takto:
„Pokud do firmy přijde fyzická faktura, stačí, aby ji zaměstnanec podatelny oskenoval. Zbytek proběhne stejně jako u elektronických dokladů,“ doplňuje Dolejš. Zaměstnanci finančního oddělení tak nepřepisují doklady a v SAPu nejsou chyby.
U HR dokumentů je situace mnohem jednodušší. Personalisté prozatím Kofax využívají jen jako digitalizační nástroj – příslušný HR dokument oskenují a dokument se uloží do zaměstnanecké složky v centrálním úložišti firmy.
Celkem Kofax pomáhá s 50 typy různých HR dokumentů, mezi které patří např.:
V HR agendě je díky Kofaxu pořádek a personalisté na pár kliknutí dohledají jakýkoli dokument.
Kofax TotalAgility má potenciál usnadnit oběh dokumentů napříč firmou – ať už vstupy pocházejí od dodavatelů, personálního oddělení, obchodníků nebo nákupčích. S Letištěm Praha řešíme například využití Kofaxu v oddělení údržby.
„Digitalizace není projekt od března do srpna. Klíčem je změna chování lidí a Kofax funguje tak intuitivně, že dosažení této proměny podporuje,“ uzavírá Dolejš.
Pokud přemýšlíte nad digitalizací dokumentů nebo automatizací některého z firemních procesů, poradíme vám, jak začít. Ozvěte se a rádi vám představíme možnosti platformy Kofax TotalAgility®.
