Trojnásobně jsme zrychlili zpracování faktur

Automatizace finančních procesů

Letiště Praha se neobejde bez nástroje na automatizované zpracování faktur, účtenek, dodacích listů nebo HR dokumentů. Tuto roli zastává platforma inteligentní automatizace Kofax s naším řešením Automatica DX. Zaměstnanci nemusí manuálně přepisovat a indexovat data do systému SAP.

Co dříve zaměstnancům zabralo 3 dny, mají dnes hotové za den.
100 %
Data z faktur, účtenek a také HR dokumentů jsou v digitální podobě a bez chyb.
1
Řešení funguje jako datová pumpa do systému SAP, na kterém funguje celé letiště.

Díky platformě Kofax zpracuje Letiště Praha 3× více dokumentů než dříve a data míří do SAPu bez chyb.

Stovky dodavatelů, tisíce faktur, hodiny stereotypní práce

Finance, investice, personalistiku a další firemní procesy řídí Letiště Praha už dlouhá léta přes SAP. Společnost má tento robustní ERP systém nastavený na míru a zaměstnanci napříč odděleními jsou na něj zvyklí.

Zaměstnanci také běžně pracují se softwarem od Kofaxu, který firmě pomáhá v boji se záplavou papíru. Do roku 2017 však Letiště Praha využívalo Kofax pouze jako nástroj k přeměně papírových dokumentů do elektronické podoby.

Pokaždé, když do firmy dorazila pošta s fakturou nebo dodacím listem, tak ji:

  • zaměstnanci roztřídili,
  • označili dokument čárovým kódem,
  • naskenovali,
  • data manuálně přepsali do SAPu,
  • příslušný manažer v SAPu doklad schválil,
  • vydal pokyn k proplacení
  • a doklad putoval do archivu.

Pokud faktura přišla v elektronické podobě, odpadlo skenování. Zaměstnanci však stále manuálně přepisovali položky do SAPu. Proplácení dokladů kvůli tomu:

  • trvalo zbytečně dlouho,
  • docházelo při něm k chybám
  • a zaměstnanci neměli kapacitu na práci s přidanou hodnotou.
„Letiště Praha bylo v situaci, kdy dobře provedená automatizace rozváže zaměstnancům ruce. Z našich zkušeností je vhodným ukazatelem objem dokumentů. Pokud společnost zpracovává 10 tis. faktur ročně, opravdu není na co čekat. Automatizací firma totiž ušetří stovky hodin práce.“

— Tomáš Dolejš, CEO INFOMATIC

Další bolístka: dokumenty personálního oddělení

Množství dokumentů, se kterým se oddělení back office Letiště Praha potýkalo, ještě zvyšovala personální agenda, kam spadaly např.:

  • pracovní smlouvy,
  • mzdové výměry,
  • smluvní dodatky,
  • propustky k lékaři,
  • doklady o školení BOZP
  • nebo bezpečnostní povolení související s fungováním letiště.

Více než 2 000 zaměstnanců, fluktuace, klasická pracovněprávní legislativa, přísné bezpečnostní předpisy. To všechno vedlo k tomu, že Letiště Praha potřebovalo digitalizaci i pro HR oblast,“ vzpomíná Dolejš.

Zásadní požadavek: kompatibilita se SAPem

Pro automatizaci ve finančním i personálním oddělení Letiště Praha bylo zásadní, aby návrh řešení nenahrazoval celofiremní SAP.

Právě v tom je síla Kofax TotalAgility. Jedná se totiž o univerzální platformu, která digitalizuje data z jakýchkoli zdrojů (papír, e-mail, formuláře, apod.) a propojí různé IT systémy. Může fungovat samostatně – zaměstnanci pak vše obsluhují přes rozhraní Kofaxu a firma přes Kofax navrhuje i optimalizuje proces schvalování dokumentů.

Platforma ale může být i doplňkem velkých IT systémů. Pak slouží jako výkonná datová pumpa pro aplikační srdce firmy, kterým v případě Letiště Praha zůstává SAP,“ vysvětluje Dolejš.

  • Účtárna díky tomu zpracuje 3× víc faktur než dříve a nedochází k tomu, že firma zmešká proplacení faktury dodavateli.
  • Elektronické faktury už není potřeba tisknout a skenovat, jsou rovnou digitálně zpracované a označené virtuálním čárovým kódem.
  • Kvalifikovaní zaměstnanci se věnují účtování nebo mají čas a energii na řešení různých výjimek – třeba špatně vystavených faktur.

Řešení pro účtárnu zrychlilo zpracování faktur

Máme předpřipravenou nadstavbu pro automatizaci přijatých faktur s názvem Automatica DX (ADX), díky které nemusíme řešení stavět od nuly. ADX funguje takto:

  • algoritmy v pravidelných intervalech kontrolují doručenou poštu na firemních fakturačních adresách,
  • ve chvíli, kdy přijde e-mail od dodavatele, systém zprávu přečte,
  • rozpozná, jestli je k ní přiložené PDF s fakturou, účtenkou, dodacím listem nebo jiným dokladem (kromě PDF řešení podporuje i přílohy ve formátu BMP, GIF, HTML, JPG, PNG, RTF, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX),
  • vyhodnotí, jestli je doklad jeden, nebo jich je v příloze víc (pokud jich je víc, oddělí je),
  • označí dokumenty tzv. identifikátory (indexuje),
  • vytěží data a vloží je do SAPu, kde proběhne klasické schválení,
  • a Kofax odešle digitalizovanou fakturu do digitálního archivu.

Pokud do firmy přijde fyzická faktura, stačí, aby ji zaměstnanec podatelny oskenoval. Zbytek proběhne stejně jako u elektronických dokladů,“ doplňuje Dolejš. Zaměstnanci finančního oddělení tak nepřepisují doklady a v SAPu nejsou chyby.

  • Účtárna díky tomu zpracuje 3× víc faktur než dříve a nedochází k tomu, že firma zmešká proplacení faktury dodavateli.
  • Elektronické faktury už není potřeba tisknout a skenovat, jsou rovnou digitálně zpracované a označené virtuálním čárovým kódem.
  • Kvalifikovaní zaměstnanci se věnují účtování nebo mají čas a energii na řešení různých výjimek – třeba špatně vystavených faktur.
XY

Pomůžeme s digitalizací finančního oddělení.

Zjistit více

Řešení pro HR oddělení spolehlivě digitalizuje 50 typů papírových dokumentů

U HR dokumentů je situace mnohem jednodušší. Personalisté prozatím Kofax využívají jen jako digitalizační nástroj – příslušný HR dokument oskenují a dokument se uloží do zaměstnanecké složky v centrálním úložišti firmy.

Celkem Kofax pomáhá s 50 typy různých HR dokumentů, mezi které patří např.:

  • pracovní smlouva,
  • souhlas se zpracováním osobních údajů,
  • podpisový vzor,
  • zápočtový list,
  • ověření spolehlivosti,
  • plná moc,
  • životopis,
  • překážky v práci,
  • dohoda o srážkách,
  • lékařský posudek,
  • kontrolní list home office.

V HR agendě je díky Kofaxu pořádek a personalisté na pár kliknutí dohledají jakýkoli dokument.


Platforma připravená na další rozvoj

Kofax TotalAgility má potenciál usnadnit oběh dokumentů napříč firmou – ať už vstupy pocházejí od dodavatelů, personálního oddělení, obchodníků nebo nákupčích. S Letištěm Praha řešíme například využití Kofaxu v oddělení údržby.

Digitalizace není projekt od března do srpna. Klíčem je změna chování lidí a Kofax funguje tak intuitivně, že dosažení této proměny podporuje,“ uzavírá Dolejš.


S automatizací zpracování faktur pomůžeme i vám

Pokud přemýšlíte nad digitalizací dokumentů nebo automatizací některého z firemních procesů, poradíme vám, jak začít. Ozvěte se a rádi vám představíme možnosti platformy Kofax TotalAgility®.

Chcete také uspět?
Napište nám

Mohlo by vás zajímat