Automatizace až 18 tis. dokumentů z 10 poboček
Digitální podatelna
Centropol s využitím inteligentní automatizace zvládá zpracování dokumentů v podmínkách rychle se měnícího trhu s energiemi.
Centropol s využitím inteligentní automatizace zvládá zpracování dokumentů v podmínkách rychle se měnícího trhu s energiemi.
Centropol je spokojeným klientem důvěřující Kofaxu od roku 2014. Zpočátku používali technologii Kofax Capture (KC) pro základní vytěžování dokumentů.
V posledních letech však došlo k prudkému nárůstu zpracování smluv v důsledku posunů na trhu s energiemi. Krátkodobé smlouvy se staly normou, což výrazně zvýšilo frekvenci komunikace se zákazníky a pracovní zátěž spojenou se správou dokumentů.
Zjistili, že od zákazníků dostávají dokumenty v různých formátech, které musí ručně rozdělovat, spojovat a rozlišovat o jaký dokument se jedná.
Když organizace čelila masivnímu přehodnocování smluv ve velmi krátkém časovém horizontu (2-3 měsíce), uvědomili si potřebu širší digitalizace a automatizace, aby tento nápor efektivně zvládali.
Postupem času se také stupňovala potřeba zpracovávat dokumenty z dalšího zdroje — e-mailu.
Protože Centropol klade velký důraz na poskytování špičkových služeb koncovým zákazníkům, potřeboval opět zrychlit interní procesy.
Historické řešení Kofax Capture v průběhu let vyžadovalo řadu programátorských úprav na míru, což komplikovalo a prodražovalo budoucí rozvoj.
Pro důkladnou analýzu současného stavu jsme uspořádali společný workshop:
Centropol se v roce 2022 rozhodl přejít na variabilnější řešení, které umožňuje rychlejší rozvoj a digitalizaci celé organizace.
Jako BPM platformu pro inteligentní automatizaci si vybrali Kofax TotalAgility.
Klíčové benefity platformy
Při zavádění nové technologie do organizace je vždy na prvním místě uživatel, kterého zapojujeme do celého procesu:
1. V úvodu jsme představili reálné demo nového řešení. Získali jsme rychlý feedback a provedli úpravy.
2. Proof of Concept (PoC) jsme následně vytvořili a nasadili v omezeném prostředí, aby bylo možné ověřit, že technologie funguje a naplní očekávání.
3. Implementace probíhala postupně tak, abychom s uživateli dále zjednodušovali procesy.
Agilnější přístup je ze strany uživatelů přijímaný velmi kladně.
V organizaci zpracovávají 26 rozdílných dokumentů a kdykoli můžou snadno přidat další. To považují za významný přínos.
Příklady dokumentů
Centropol v současné době využívá platformu Kofax, která automaticky zachycuje, identifikuje, transformuje a směruje příchozí komunikaci a dokumenty příslušným osobám a procesům v organizaci — je to moderní digitální podatelna.
Přechod na digitální systém správy dokumentů měl pro organizaci několik významných výhod:
„Dosáhli jsme výrazného zlepšení efektivity, snížili náklady a hlavně jsme byli schopni nabídnout našim zákazníkům ještě lepší služby.“
— Roman Procházka
Manažer ICT, Centropol
Vedení nadále zkoumá možnosti dalšího rozvoje, například zavedení elektronického podepisování prostřednictvím Kofax SignDoc. Jednalo by se o další zrychlení procesu a tím i usnadnění práce jak zaměstnancům, tak zákazníkům.
