Vize: stát se bezpapírovou organizací

Vítkovice Steel se chtějí stát digitálním podnikem, který bude:

• odolný vůči nepředvídatelným změnám (COVID-19)
• připravený na práci na dálku
• vysoce efektivní kvůli automatizaci procesů
• zvyšovat spokojenost zaměstnanců (a tím snížit fluktuaci)

Organizace byla v přípravné fázi a hledala dodavatele, který by navrhl potřebné kroky k digitální transformaci a pomohl s výběrem technologií.
‍

Potřeba sjednotit cíle, požadavky i očekávání

Mezi hlavní cíle Vítkovice Steel patřila digitalizace pracovních postupů pro různé oddělení a typy dokumentů. Současně bylo důležité dodržování právních, účetních, certifikačních a bezpečnostních norem.
‍

Problémy

• rozdílné vnímání pojmu digitalizace
• tlak na zefektivnění provozu
• vágně definované cíle projektu
• roztříštěnost předchozích pokusů o digitalizaci

‍
Klíčové požadavky

• Zpracování různých typů souborů PDF, Word, Excel a obrázků s nastavením verzí, schvalováním a přístupovými právy
• OCR nebo skenování a přiřazování čárových kódů
• Integrace digitálních podpisů, časových razítek, šifrování a synchronizace
• Řešení nezávislá na platformě pro koncové uživatele
• API pro integraci s jinými systémy (např. IFS ERP).
• Upřednostňování on-premise řešení s možností dodání hardwaru nebo cloudového řešení
• Řešení pro zálohování a obnovu pomocí interních systémů

‍

Nesourodé projekty

Dřívější snahy o digitalizaci vedly k různorodým projektům, které měly lokální úspěchy. Proto hledali ucelené řešení, které by co nejvíce propojilo vynaložené úsilí a vytvořilo synergii.

„Náš cíl není digitalizovat za účelem snížení počtu zaměstnanců, ale aby procesy byly více efektivní a naši lidé mohli pracovat na úkolech s vyšší přidanou hodnotou.“

— Kateřina Nogolová
Member of the Board, Vítkovice Steel

‍

7-měsíční iterativní průběh

Navrhli jsme postup pro definování digitální strategie prostřednictvím analýzy jednotlivých oddělení.

38 workshopů pro definování procesů

Vytvořili jsme sérii interaktivních workshopů. Záměrem každého z nich bylo odhalit specifika daného oddělení a současně najít příležitosti vedoucí napříč celou organizací.

Společný kooperativní přístup:

• umožňuje zapojit koncové uživatele s největším vhledem do procesů
• vizualizuje složitost procesů a jejich prioritizaci
• přispívá ke shodě v týmu nad cíli a dopady automatizace
• zvyšuje pravděpodobnost přijetí změn projektu (a tím i jeho úspěch)

Kromě definování procesů tyto workshopy také poukázaly na další příležitosti — zdůraznily třeba význam posílení interní komunikace pro plánované změny.

Analýzou prošlo 17 oddělení

Naslouchali jsme jednotlivým členům vybraných oddělení, která zajišťují celý proces nákupu, výroby, expedice, kvality i reklamací. Zapojili se:

• Quality Management
• Controlling
• Plánování
• Logistika
• Obchod
• Účtárna
• Nákup
• Právní
• IT
• a další...

Hledali jsme souvislosti, kde existují bariéry a sila bránící rychlejší komunikaci.

„Workshopy byly důležité pro získání informací od skutečných uživatelů, kteří mohli vyjádřit své každodenní problémy. Tento kolaborativní přístup pomohl přesněji určit skutečné potřeby a vedl k lepšímu porozumění napříč týmy.“

— Pavel Vraj
Business Analyst, INFOMATIC