Zefektivnění ocelářského gigantu: 600+ příležitostí k digitalizaci
Business analýza
Vítkovice Steel hledá cestu k digitalizaci svých pracovních postupů, aby se stala odolnou vůči nepředvídatelným změnám a zvýšila efektivitu i spokojenost zaměstnanců. Společně jsme vypracovali strategii digitální transformace, která identifikovala příležitosti k automatizaci procesů a vytvořila roadmapu pro následující projekty.
Příležitostí pro automatizaci rozdělených do kategorií QuickWins, Projekty nebo Nice-to-have
Vize: stát se bezpapírovou organizací
Vítkovice Steel se chtějí stát digitálním podnikem, který bude:
odolný vůči nepředvídatelným změnám (COVID-19)
připravený na práci na dálku
vysoce efektivní kvůli automatizaci procesů
zvyšovat spokojenost zaměstnanců (a tím snížit fluktuaci)
Organizace byla v přípravné fázi a hledala dodavatele, který by navrhl potřebné kroky k digitální transformaci a pomohl s výběrem technologií.
Potřeba sjednotit cíle, požadavky i očekávání
Mezi hlavní cíle Vítkovice Steel patřila digitalizace pracovních postupů pro různé oddělení a typy dokumentů. Současně bylo důležité dodržování právních, účetních, certifikačních a bezpečnostních norem.
Problémy
rozdílné vnímání pojmu digitalizace
tlak na zefektivnění provozu
vágně definované cíle projektu
roztříštěnost předchozích pokusů o digitalizaci
Klíčové požadavky
Zpracování různých typů souborů PDF, Word, Excel a obrázků s nastavením verzí, schvalováním a přístupovými právy
OCR nebo skenování a přiřazování čárových kódů
Integrace digitálních podpisů, časových razítek, šifrování a synchronizace
Řešení nezávislá na platformě pro koncové uživatele
API pro integraci s jinými systémy (např. IFS ERP).
Upřednostňování on-premise řešení s možností dodání hardwaru nebo cloudového řešení
Řešení pro zálohování a obnovu pomocí interních systémů
Nesourodé projekty
Dřívější snahy o digitalizaci vedly k různorodým projektům, které měly lokální úspěchy. Proto hledali ucelené řešení, které by co nejvíce propojilo vynaložené úsilí a vytvořilo synergii.
„Náš cíl není digitalizovat za účelem snížení počtu zaměstnanců, ale aby procesy byly více efektivní a naši lidé mohli pracovat na úkolech s vyšší přidanou hodnotou.“
— Kateřina Nogolová Member of the Board, Vítkovice Steel
7-měsíční iterativní průběh
Navrhli jsme postup pro definování digitální strategie prostřednictvím analýzy jednotlivých oddělení.
38 workshopů pro definování procesů
Vytvořili jsme sérii interaktivních workshopů. Záměrem každého z nich bylo odhalit specifika daného oddělení a současně najít příležitosti vedoucí napříč celou organizací.
Společný kooperativní přístup:
umožňuje zapojit koncové uživatele s největším vhledem do procesů
vizualizuje složitost procesů a jejich prioritizaci
přispívá ke shodě v týmu nad cíli a dopady automatizace
zvyšuje pravděpodobnost přijetí změn projektu (a tím i jeho úspěch)
Kromě definování procesů tyto workshopy také poukázaly na další příležitosti — zdůraznily třeba význam posílení interní komunikace pro plánované změny.
Analýzou prošlo 17 oddělení
Naslouchali jsme jednotlivým členům vybraných oddělení, která zajišťují celý proces nákupu, výroby, expedice, kvality i reklamací. Zapojili se:
Quality Management
Controlling
Plánování
Logistika
Obchod
Účtárna
Nákup
Právní
IT
a další...
Hledali jsme souvislosti, kde existují bariéry a sila bránící rychlejší komunikaci.
„Workshopy byly důležité pro získání informací od skutečných uživatelů, kteří mohli vyjádřit své každodenní problémy. Tento kolaborativní přístup pomohl přesněji určit skutečné potřeby a vedl k lepšímu porozumění napříč týmy.“
— Pavel Vraj Business Analyst, INFOMATIC
Přes 600 nalezených příležitostí
Komplexní zkoumání napříč celou organizací odhalilo potenciální možnosti automatizace, které přinesou značné úspory a efektivitu. Mezi těmito příležitostmi byly i klíčové end-to-end procesy, které:
propojují více oddělení najednou a tím násobně zvyšují efektivitu
jsou často náročné na úvodní zpracování velkého množství dat a dokumentů
Procesy se prioritizují na Mapa příležitostí do čtyř kvadrantů:
QuickWins
Projekty
Nice-to-have
Ignorovat
Pro každé ze 17 oddělení tak vznikla unikátní mapa procesů, které můžou být postupně automatizovány pomocí různých technologií.
Strategický plán: ucelený přístup k digitalizaci
Výstupem business analýzy byla dva strategické dokumenty.
První detailně popisuje příležitosti všech 17 oddělení a jejich připravenost na digitalizaci.
Druhý obsahuje manažerské shrnutí a metodické doporučení pro následné změny.
Klíčové výstupy
roadmapa navazujících digitalizačních projektů
prioritizace procesů podle QuickWins, Projekty nebo Ignorovat
definice klíčových end-to-end procesů
odhady nákladů pro jednotlivá řešení
podklady pro budoucí dodavatele
doporučení technologií
Příklad: zadání pro výběr BPM
Rozdělení digitální transformace na fáze umožnilo Vítkovicím zaměřit se na nejnaléhavější potřeby.
Rovnou proto spustili výběrové řízení na BPM nebo pořízení odolných tabletů do výroby.
Strategie digitalizace
Když potřebujete digitalizovat, ale nevíte, odkud začít.
„Zaměřili jsme se na vytvoření strategického plánu digitální transformace organizace Vítkovice Steel. Identifikací příležitostí pro automatizaci s vysokým dopadem jsme pomohli přijímat informovaná rozhodnutí, která v dlouhodobém horizontu maximalizují efektivitu a konkurenceschopnost.“
