Globus: úspěšná digitalizace a migrace dat

Zastaralé systémy jako brzda růstu

Globus byl zatížen zastaralými systémy, které neměly potřebnou podporu a měly omezený potenciál dalšího rozvoje. To omezovalo růst a zlepšování procesů.

Mezi problematické oblasti patřily:

Zastaralé systémy: s minimální podporou byla obtížná aktualizace i úpravy. Zpomalovaly provoz a bránily zavádění nových procesů a systémů do dalších oddělení.
Manuální procesy: příprava dokumentů pro fakturaci byla časově náročná a neefektivní.
Nekonzistentní data: s různými zdroji dat a roztříštěnými interními systémy představovala nekonzistence kmenových dat významný problém.
Potřeba rychlosti: potřeba efektivnějšího systému, který by urychlil dostupnost dat a zvýšil celkovou provozní efektivitu.

K řešení problémů se Globus vydal na cestu digitální transformace.

‍

Cesta k inteligentní automatizaci podnikových procesů

Projekt jsme rozfázovali na dvě etapy: analýzu a implementaci.

Důkladná analýza včetně tří ověřovacích PoC

Provedli jsme velmi hlubokou analýzu s důrazem na pochopení:

procesů
umístění dat
uživatelských rolí
souvisejících typů dokumentů
obsahu a struktury dat ve starém DMS
funkcí starších nástrojů a závislostí mezi systémy

Náš přístup byl od počátku založený na spolupráci prostřednictvím společných workshopů — zapojení IT a obchodních týmů nám umožnilo sjednotit požadavky a očekávání. Ale také odhalit potenciál nového systému i definovat šedé zóny a nejasnosti v procesech.

Získané poznatky nám pomohly vizualizovat komplexní prostředí a byly vodítkem pro následnou implementaci. Vytvořili jsme sérii dokumentů:

popis řešení
funkční design
technická specifikace

Souběžný projekt — přechod na SAP ERP

Zvláštní pozornost jsme věnovali pochopení a přípravě pro přechod na nové ERP.

Přechod byl plánován během implementace, takže procesy musely být připraveny pro původní ERP i nově zaváděný SAP. V Kofax TotalAgility byl připraven jednoduchý rozbočovač, kde bylo možné snadno přepnout na starý, nový nebo oba ERP.

Implementace

Úkolem bylo obnovit zastaralou softwarovou infrastrukturu Globusu a sladit ji s širší strategií digitální transformace napříč odděleními.

Proběhlo několik kol testování, školení uživatelů a aktivní pohotovost při pilotním provozu.

Před spuštěním bylo nutné úspěšně migrovat všechna data ze starých systémů do nového DMS.

Bezproblémová migrace 42 milionů souborů

Pro migraci jsme zvolili technologii Kofax RPA.

Charakteristika migračního procesu

Rozsah: šlo o velkou migraci, vyžadující detailní plánování a provedení.
Komplexnost: starý DMS systém neměl API, což komplikovalo celou migraci.
Úplnost: všechny dokumenty musely být přeneseny kvůli přísným firemním pravidlům a předchozím skartacím.
Zapojení: řešili jsme vývoj, testování a provedení migrace, včetně finalizace živých dat.

Zajímavosti v číslech

Rychlost: migrace byla rychlá. Průměrně 84 433 dokumentů za hodinu. Zabralo pouhých 9,5 dne.
Chybovost: celkem bylo migrováno 42 milionů souborů s chybovostí menší než 0,67 % (přičemž 97 % byly duplikáty a 3 % datové chyby).

‍

„Při podobných migračních projektech se ukázalo, že RPA je skvělým nástrojem, protože po rozpadu chybovosti vidíme, že to funguje.“
‍
— Pavel Vraj
Business Analyst & consultant, INFOMATIC

Jedna Kofax platforma řídí 121 procesů, 74 robotů a propojuje 10+ systémů

Architektura inteligentní automatizace v Globusu se skládá ze dvou hlavních částí.

První část je určena pro zpracování dokumentů, zatímco druhá část je určena pro ukládání dokumentů (DMS). Procesy jsou v obou případech od začátku do konce kompletně řízeny platformou Kofax TotalAgility.
Pro kmenová data byl navržen princip centrální databáze.

‍Šest klíčových agend

DMS datové schránky
faktury nákladové
bankovní výpisy
faktury zbožové
faktury vydané
dodací listy

Procesy
Existuje několik vstupních zdrojů pro příchozí dokumenty. Většina z nich začíná procesem Kofax TotalAgility, s výjimkou příchozích faktur z e-mailu (importovaných programem Kofax ReadSoft Collector) a papíru (skenovaných programem Kofax Express a zpracovávaných programem ReadSoft Invoices).

121 procesů
33 obchodních pravidel
105 formulářů
průměrně 30 000 hlavních operací denně (ve špičce až 50 000)

Robotizace
Všechny robotizační procesy nasazené Kofax RPA jsou řízeny centrálními orchestračními procesy v rámci systému Kofax TotalAgility, kdy je robot vyžadován a jakýkoli problém s daty je pak hlášen zpět do procesu.

74 robotických procesů
průměrně zpracují 14 000 operací denně (ve špičce až 35 000)

Klíčovým důvodem, proč Kofax TotalAgility řídí všechny robotické procesy, je schopnost efektivního zpracování chyb. Pokud dojde k problému v RPA, je tento problém hlášen zpět do procesu Kofax TotalAgility, kde může být snadno vyřešen.

Systém DMS je na konci většiny procesů, kde se buď ukládá nebo aktualizuje dokument.
‍

*Kofax Intelligent Automation Platform — integrace na 10+ systémů v Globusu*

‍

Strategie digitalizace

Když potřebujete digitalizovat, ale nevíte, odkud začít.

Zjistit více

Úspěšná první fáze transformace

Globus se úspěšně zbavil okovů svých starších systémů a teď provozuje všechny procesy v rámci Kofax TotalAgility za pomoci robotické automatizace procesů (RPA).

Přechod od manuálních, časově náročných úkonů k automatizovaným procesům vedl k dramatickému zvýšení provozní efektivity. Například vyúčtování pokut se zrychlilo ze 3 dnů na pouhé 2,5 hodiny!

„Digitální transformace Globusu je cesta plná výzev. Vidět, jak se naše zastaralé systémy mění v nejmodernější digitální infrastrukturu je skvělé. Nejde jen o modernizaci systémů, ale o podporu kultury inovací. Teď nepracujeme jen rychleji — pracujeme chytře.“

— Michal Kadavý
Board Member, Globus

‍

*Za projekt jsme získali ocenění Kofax Innovation Awards 2020*

‍

Maximální využití platformy pro další oddělení

Od samého začátku spolupráce byla vize kompletní digitální transformace organizace. V předchozích letech jsme úspěšně digitalizovali finanční oddělení. Tím však projekt nekončí.

V roce 2023 proběhla byznys analýza potřeb oddělení kvality a také právního oddělení.

Rychlost jednotlivých projektů se zvyšuje, protože už není potřeba implementovat další technologie. Jednoduše rozšíříme využití stávající platformy Kofax.