Snížili jsme náklady podatelny chytrou digitalizací

Zastaralé systémy jako brzda růstu

Globus byl zatížen zastaralými systémy, které neměly potřebnou podporu a měly omezený potenciál dalšího rozvoje. To omezovalo růst a zlepšování procesů.

Mezi problematické oblasti patřily:

• Zastaralé systémy: s minimální podporou byla obtížná aktualizace i úpravy. Zpomalovaly provoz a bránily zavádění nových procesů a systémů do dalších oddělení.
• Manuální procesy: příprava dokumentů pro fakturaci byla časově náročná a neefektivní.
• Nekonzistentní data: s různými zdroji dat a roztříštěnými interními systémy představovala nekonzistence kmenových dat významný problém.
• Potřeba rychlosti: potřeba efektivnějšího systému, který by urychlil dostupnost dat a zvýšil celkovou provozní efektivitu.

K řešení problémů se Globus vydal na cestu digitální transformace.

‍

Cesta k inteligentní automatizaci podnikových procesů

Projekt jsme rozfázovali na dvě etapy: analýzu a implementaci.

Důkladná analýza včetně tří ověřovacích PoC

Provedli jsme velmi hlubokou analýzu s důrazem na pochopení:

• procesů
• umístění dat
• uživatelských rolí
• souvisejících typů dokumentů
• obsahu a struktury dat ve starém DMS
• funkcí starších nástrojů a závislostí mezi systémy

Náš přístup byl od počátku založený na spolupráci prostřednictvím společných workshopů — zapojení IT a obchodních týmů nám umožnilo sjednotit požadavky a očekávání. Ale také odhalit potenciál nového systému i definovat šedé zóny a nejasnosti v procesech.

Získané poznatky nám pomohly vizualizovat komplexní prostředí a byly vodítkem pro následnou implementaci. Vytvořili jsme sérii dokumentů:

• popis řešení
• funkční design
• technická specifikace

Souběžný projekt — přechod na SAP ERP

Zvláštní pozornost jsme věnovali pochopení a přípravě pro přechod na nové ERP.

Přechod byl plánován během implementace, takže procesy musely být připraveny pro původní ERP i nově zaváděný SAP. V Kofax TotalAgility byl připraven jednoduchý rozbočovač, kde bylo možné snadno přepnout na starý, nový nebo oba ERP. 

Implementace

Úkolem bylo obnovit zastaralou softwarovou infrastrukturu Globusu a sladit ji s širší strategií digitální transformace napříč odděleními. 

Proběhlo několik kol testování, školení uživatelů a aktivní pohotovost při pilotním provozu.

Před spuštěním bylo nutné úspěšně migrovat všechna data ze starých systémů do nového DMS.

Úspěšná první fáze transformace

Globus se úspěšně zbavil okovů svých starších systémů a teď provozuje všechny procesy v rámci Kofax TotalAgility za pomoci robotické automatizace procesů (RPA).

Přechod od manuálních, časově náročných úkonů k automatizovaným procesům vedl k dramatickému zvýšení provozní efektivity. Například vyúčtování pokut se zrychlilo ze 3 dnů na pouhé 2,5 hodiny!

„Digitální transformace Globusu je cesta plná výzev. Vidět, jak se naše zastaralé systémy mění v nejmodernější digitální infrastrukturu je skvělé. Nejde jen o modernizaci systémů, ale o podporu kultury inovací. Teď nepracujeme jen rychleji — pracujeme chytře.“

— Michal Kadavý
Board Member, Globus

‍

‍

Maximální využití platformy pro další oddělení

Od samého začátku spolupráce byla vize kompletní digitální transformace organizace. V předchozích letech jsme úspěšně digitalizovali finanční oddělení. Tím však projekt nekončí.

V roce 2023 proběhla byznys analýza potřeb oddělení kvality a také právního oddělení.

Rychlost jednotlivých projektů se zvyšuje, protože už není potřeba implementovat další technologie. Jednoduše rozšíříme využití stávající platformy Kofax.