Pojďme změnit chování lidí zapojených do procesu zpracování faktur

V české pobočce společnosti Hyundai jsme se zaměřili na optimalizaci a digitalizaci procesu zpracování faktur s cílem zvýšit efektivitu, snížit chybovost a zajistit lepší sledovatelnost faktur v rámci organizace. V návaznosti na společná jednání byla přijata nabídka na realizaci tohoto projektu s využitím technologie Tungsten AP Essentials (APS) a integrací do stávajícího SAP systému společnosti.

Jaké výzvy byly v projektu před námi?

Před implementací systému se společnost Hyundai potýkala s několika výzvami:

• Nedostatečný přehled o přijatých fakturách a jejich zpracování.
• Ztráty dokumentů před jejich zpracováním.
• Vysoká pracnost spojená se zadáváním dat z faktur.

Zvolili jsme řešení s globálním dosahem a integrací na SAP

Navrhované řešení spočívalo v implementaci cloudové platformy Tungsten AP Essentials pro digitalizaci faktur a jejich automatické zpracování s následným exportem a zpracováním v ERP systému SAP. Klíčové komponenty zahrnovaly:

• Příjem faktur v PDF formátu na emailovou adresu aplikace APS.
• Extrakce dat z hlaviček faktur a číselníku dodavatelů (ze systému SAP).
• Export dat a obrazu faktur ve formátech PDF a XML do systému SAP.
• Úpravy systému SAP pro dokončení procesu a zahrnutí dodatečných požadavků Hyundai.

Realizace projektu byla rozdělena do dvou fází, zahrnující počáteční nastavení a testování integrace s SAP, následované dokončením nastavení a plnou implementací.

Projekt zavádí integrované řešení mezi systémy SAP a APS, pro automatizaci a digitalizaci procesu. Klíčové prvky zahrnují:

• Rozhraní ze SAP do APS: Automatický export seznamu dodavatelů a jejich bankovních spojení pomocí XML souborů do SaaS Cloud služby APS.
• Rozhraní z APS do SAP: Přenos příchozích faktur do SAP s použitím párových souborů (PDF a XML) pro každou fakturu, což umožňuje automatické zpracování a import dat.
• Zpracování faktur v SAP: Faktury jsou ukládány a zpracovávány v systému SAP s možností účetní rozhodnout o dalším postupu, což zahrnuje vybrání příslušné SAP transakce pro každou fakturu.
• Řešení chybových stavů: Manuální opravy dat účetními v případě potřeby a integrace chybějících nebo nesprávných dat do standardních procesů.
• Další přílohy: Možnost přidávání dalších dokumentů k faktuře po jejím účtování.
• Kniha příchozích faktur: Zavedení evidence příchozích faktur pro lepší sledovatelnost a přehled o stavu zpracování.
• Přístupnost připojených souborů: Umožnění přístupu k archivovaným fakturám přímo z SAP.

Co se nám v projektu podařilo dosáhnout?

Implementace systému Tungsten AP Essentials ve spolupráci s SAP přinesla významné výhody:

• Zvýšení přehlednosti: Společnost má kompletní přehled o všech přijatých fakturách a jejich zpracování.
• Snížení ztrát dokumentů: Faktury jsou nyní ihned předávány do digitálního systému, čímž se eliminuje riziko jejich ztráty.
• Zvýšení efektivity: Díky automatizaci zpracování faktur a integraci s SAP se pracnost zpracování příchozích faktur účetního oddělení snížila o 60 %.
• Snížení chybovosti: Automatizované a digitalizované zpracování faktur výrazně snížilo možnost lidské chyby v celkovém procesu zadávání faktur pro zpracování.

‍

Vyjádření zákazníka

Alena Svrčková, hlavní účetní ve společnosti Hyundai, potvrzuje, že „Před zavedením systému APS jsme neměli přehled o všech fakturách přijatých do společnosti ani o fázi jejich zpracování, protože někteří zaměstnanci nepředávali faktury před jejich zpracováním k zapsání do příchozí pošty. Zavedením tohoto systému již vidíme veškeré přijaté faktury, i v jaké fázi zpracování se nachází. Zaměstnanci si již nenechávají faktury u sebe, protože ví, že jediný způsob, jak doklad zpracují je přes systém SAP, tj. vždy jej pošlou na příslušný e-mail pro přenos do systému APS. Nenastávají tak ani situace, kdy se doklad někam před předáním na účtárnu ztratil. Systém také snížil pracnost a chybovost spojenou se zadáváním vytěžených dat z faktur. S dalšími vylepšeními v transakci pro účtování vytěžených faktur očekáváme další zefektivnění práce účetních – minimalizaci přepisování dat a tedy i zefektivnění práce.“

Jan Macháček, vedoucí finančního týmu, dodává, že „snížení pracnosti odhadujeme na 60 %. Chybovost jsme i před změnou měli minimální, ale systém je vůči chybám odolnější.“

Závěr

Projekt digitalizace procesu zpracování faktur ve společnosti Hyundai s využitím technologií Tungsten AP Essentials a SAP úspěšně demonstroval, jak technologické inovace mohou přinést značné zlepšení v efektivitě a přesnosti zpracování faktur.

‍