Škálování správy dokumentů při rostoucí poptávce

‍

Centropol je spokojeným klientem důvěřující Kofaxu od roku 2014. Zpočátku používali technologii Kofax Capture (KC) pro základní vytěžování dokumentů.

V posledních letech však došlo k prudkému nárůstu zpracování smluv v důsledku posunů na trhu s energiemi. Krátkodobé smlouvy se staly normou, což výrazně zvýšilo frekvenci komunikace se zákazníky a pracovní zátěž spojenou se správou dokumentů.

Zjistili, že od zákazníků dostávají dokumenty v různých formátech, které musí ručně rozdělovat, spojovat a rozlišovat o jaký dokument se jedná.

Když organizace čelila masivnímu přehodnocování smluv ve velmi krátkém časovém horizontu (2-3 měsíce), uvědomili si potřebu širší digitalizace a automatizace, aby tento nápor efektivně zvládali.

Postupem času se také stupňovala potřeba zpracovávat dokumenty z dalšího zdroje — e-mailu.

Protože Centropol klade velký důraz na poskytování špičkových služeb koncovým zákazníkům, potřeboval opět zrychlit interní procesy.

‍

Návrh dlouhodobého řešení

Historické řešení Kofax Capture v průběhu let vyžadovalo řadu programátorských úprav na míru, což komplikovalo a prodražovalo budoucí rozvoj.

Pro důkladnou analýzu současného stavu jsme uspořádali společný workshop:

• zmapovali jsme aktuální problémy při zpracování
• rozkreslili nově potřebné procesy
• navrhli budoucí řešení
• pojmenovali rizika
• definovali cíle

‍

Implementace Kofax platformy pro inteligentní automatizaci

Centropol se v roce 2022 rozhodl přejít na variabilnější řešení, které umožňuje rychlejší rozvoj a digitalizaci celé organizace.

Jako BPM platformu pro inteligentní automatizaci si vybrali Kofax TotalAgility.

‍Klíčové benefity platformy

• rychlé vytváření nových procesů pro digitalizaci
• jednoduché rozšíření o další vstupní kanály
• snadné přidávání nových typů dokumentů
• tenký klient s webovým přístupem
  ‍

Nenáročný přechod skrze Proof of Concept

Při zavádění nové technologie do organizace je vždy na prvním místě uživatel, kterého zapojujeme do celého procesu:
‍
1. V úvodu jsme představili reálné demo nového řešení. Získali jsme rychlý feedback a provedli úpravy.
2. Proof of Concept (PoC) jsme následně vytvořili a nasadili v omezeném prostředí, aby bylo možné ověřit, že technologie funguje a naplní očekávání.
3. Implementace probíhala postupně tak, abychom s uživateli dále zjednodušovali procesy.

Agilnější přístup je ze strany uživatelů přijímaný velmi kladně.

Automatická klasifikace 26 typů dokumentů

V organizaci zpracovávají 26 rozdílných dokumentů a kdykoli můžou snadno přidat další. To považují za významný přínos.

Příklady dokumentů

• Plná moc původního dodavatele
• Žádost o ukončení smlouvy
• Předsmluvní informace
• ​​Všeobecné podmínky
• Předávací protokol
• Žádost o připojení
• Čestné prohlášení
• Hlavní smlouva
• Ostatní přílohy
• Faktura přijatá
• Plná moc
• Dopis

‍