Tungsten SignDoc
Tungsten SignDoc je řešení pro elektronický a biometrický podpis, které umožňuje rychle a bezpečně uzavírat smlouvy jako součást plně digitálních procesů. Podpis není jen formální krok – může spouštět workflow, potvrzovat rozhodnutí nebo proces bezpečně uzavírat, a to s plnou auditní stopou a v souladu s legislativou (eIDAS, ESIGN Act aj.) Umožňuje podepsat dokumenty kdykoli a kdekoli – bez papíru, na mobilu, tabletu, PC i podpisové podložce.
Uzavření smluv za pár minut
Elektronický podpis výrazně zrychlí proces a snižuje riziko zdržení u posledního kroku – podpisu.
Vysoká bezpečnost
Vícefaktorové ověření (e-mail, SMS kód, bezpečnostní otázky), biometrika podpisu a volitelně digitální certifikáty.
Auditní stopa
Detailní historie podepisování (kdo, co, kdy) a dohledatelnost kroků – bez nutnosti ověřovat podpis u jiné třetí strany.
Nižší provozní náklady
Méně tisku, posílání a skenování. Podepisování na zařízení, které si uživatel vybere (mobil/PC/tablet) – i osobně nebo na dálku.
Jak Tungsten SignDoc funguje v praxi
Podpis je často posledním krokem digitálního procesu – u smluv, žádostí, předávacích protokolů nebo interních schvalování.
Tungsten SignDoc je navržený tak, aby byl přirozenou součástí aplikací a workflow, nikoli samostatným nástrojem mimo proces.
Podepisující je veden krok za krokem přes všechna potřebná pole, aby se nic nevynechalo. Zároveň vzniká auditní stopa, která umožňuje kdykoliv doložit, kdo dokument podepsal, kdy a za jakých podmínek.
Řešení splňuje požadavky legislativních rámců (eIDAS, ESIGN Act) a lze ho konfigurovat i pro regulované provozy. Integrita dokumentu je chráněna kryptografickými mechanismy a podpis je pevnou součástí dokumentu.
SignDoc lze nasadit samostatně, největší přínos ale přináší jako součást digitálních aplikací a procesů – například v kombinaci s Tungsten TotalAgility, kde podpis:
▪️spouští další kroky workflow,
▪️uzavírá proces,
▪️nebo slouží jako kontrolní bod v řízené transakci.
Podpisové kroky je možné napojit také na další nástroje ekosystému Tungsten – například Power PDF (tvorba a úprava dokumentů + podpis), Tungsten RPA (spuštění podepisování z robotických kroků) nebo Communications Manager (komunikace jako součást digitálních transakcí).
Příprava dokumentu
Do SignDoc nahrajete dokument (typicky PDF nebo Word) a určíte, kde má kdo podepsat. Systém umí podpisová pole automaticky rozpoznat, případně je jednoduše doplníte – včetně podpisu, iniciál a dalších potvrzovacích polí.
Ověření podepisujícího a spuštění podpisu
Nastavíte, jak se má podepisující ověřit, aby byl podpis důvěryhodný (například přes e-mail, SMS kód nebo bezpečnostní otázky). Zároveň zvolíte způsob podpisu podle situace – od rychlého podepsání na dálku až po vlastnoruční biometrický podpis nebo podpis s certifikátem.
Řízené podepisování a průběžné sledování
Podepisující je veden krok za krokem přes všechna místa, která je potřeba potvrdit, takže se nic nevynechá. Vy mezitím vidíte průběh v reálném čase: systém posílá notifikace a připomínky a máte přehled o stavu celé podpisové akce.
Uzavření, předání a auditní stopa
Po dokončení vznikne podepsaný dokument s kompletní auditní stopou – kdo podepsal, kdy a v jakém pořadí. Výsledek pak můžete automaticky poslat do navazujícího procesu nebo systému (například do workflow v TotalAgility, do DMS nebo do ERP).
Často kladené otázky
Zde najdete odpovědi na nejčastější dotazy týkající se Tungsten SignDoc.
Elektronický podpis je primárně právní pojem – označuje způsob, jak vyjádřit souhlas a podepsat dokument elektronicky v rámci legislativních rámců (např. eIDAS v EU, ESIGN Act v USA). Může mít různé podoby: od jednoduchého potvrzení až po pokročilé formy s ověřením identity.
Digitální podpis je technický pojem: jde o typ elektronického podpisu založený na kryptografii a certifikátech, který umožňuje ověřit identitu podepisujícího a integritu dokumentu (že se po podpisu nezměnil). V praxi se volí forma podpisu podle požadované důkazní hodnoty, regulatorních požadavků a typu procesu.
SignDoc podporuje více způsobů podepisování podle scénáře použití. Pro rychlé podepisování na dálku je vhodný click-to-sign. Pro osobní podpis (např. na pobočce, v terénu, při předávce) lze využít biometrický podpis, včetně zachycení dynamiky podpisu.
Tam kde je potřeba vyšší úroveň prokazatelnosti, SignDoc podporuje i podpisy založené na digitálních certifikátech – a podle lokálních požadavků může být součástí řešení i integrace na poskytovatele důvěryhodných služeb (TSP/QTSP) pro pokročilé nebo kvalifikované podpisy.
Každý podepsaný dokument je doplněn o auditní stopu, která zaznamenává průběh podpisu: kdo podepisoval, kdy, jakou metodou ověření a jak podepsání probíhalo. Díky tomu můžete všechno snadno dohledat pro interní kontrolu, audit i případné spory. Důležité je, že ověření je možné provádět z dostupných auditních dat a podpisových informací v dokumentu – yužívat dodatečné externí ověřovací portály třetích stran. Součástí návrhu může být i vícefaktorové ověřování (např. SMS, bezpečnostní otázky) a další bezpečnostní mechanismy dle požadavků organizace.
Ano. SignDoc je navržený pro podepisování na mobilu, tabletu i počítači a lze ho použít jak pro vzdálené podepisování, tak při osobním setkání. V praxi to znamená, že podepisující může dokument podepsat na zařízení, které má k dispozici, a vy přitom zachováte jednotný proces, přehled o průběhu a auditní stopu. Pro osobní scénáře je často využívaný biometrický podpis.
Typicky ne. SignDoc se většinou licencuje podle objemu zpracovaných tzv. podpisových balíčků za rok (balíček může obsahovat jeden nebo více dokumentů a jeden nebo více podpisů). Počet uživatelů tak není hlavním parametrem, což usnadňuje nasazení napříč týmy nebo pobočkami.
Konkrétní složení licencí se odvíjí od toho, kolik podpisových balíčků ročně řešíte, jaké scénáře převládají (vzdálené vs. osobní podepisování), jaké úrovně ověření a compliance požadujete a zda SignDoc integrujete do navazujících systémů a workflow.
Máte otázky?
Jsem tu pro vás
Tomáš Dolejš
CEO Infomatic
