Inteligentní zpracování faktur
Zefektivňujeme příjem, vytěžení, kontrolu i schvalování přijatých faktur. Naše řešení ocení účetní, finanční i back-office týmy ve středních a velkých firmách. Největší přínos má v podnicích s velkým objemem přijatých faktur, složitým schvalováním nebo nedostatečně digitalizovanými procesy.
Úspora času až 80 %
Díky automatickému vytěžení odpadá ruční přepis a další zdlouhavé úkony.
Snížení
chybovosti
Automatická kontrola a validace dat minimalizují chyby.
Plynulé schvalování
Inteligentní workflow hlídá termíny a přiděluje úkoly zodpovědným osobám.
Kompletní
přehled
Stav úkolů v reálném čase, auditní stopa, reporting i AI prompt do aktuálně zpracovávaných dat faktur zajistí přehled a kontrolu v každém kroku.
Jak automatizujeme zpracování faktur
Zpracování faktur umí být zbytečně složité: doklady přicházejí v různých formátech a z různých kanálů, data se musí kontrolovat, párovat s objednávkami a posílat ke schválení. Když k tomu připočteme chyby a výjimky, je zřejmé, že účetní týmy tráví obrovské množství času rutinními kroky místo práce, která má skutečnou hodnotu.
Chytrý systém na zpracování faktur výrazně snižuje potřebu ručních zásahů – šetří čas i náklady. Díky našim řešením dokážeme snížit vaše náklady a čas na zpracování jedné faktury až o 80 %.
V INFOMATIC nastavujeme automatizaci tak, aby fungovala v běžném provozu – podle toho, jak vaše fakturace reálně vypadá. Nejdřív se podíváme na vstupy, napojení na systémy a pravidla schvalování. Potom vybereme nejvhodnější řešení a nastavíme kontroly i práci s výjimkami. Nakonec vše napojíme na ERP nebo účetní systém a doladíme proces tak, aby běžel stabilně i při změnách. Nejčastěji nasazujeme:
InvoiceAgility: pro firmy, které chtějí pokrýt celý proces zpracování faktur včetně elektronické fakturace a spolupráce s dodavateli – s důrazem na kontrolu, pravidla a přehled o stavu.
AP Essentials: když potřebujete rychlé cloudové vytěžování, validaci a schvalování faktur, s rychlým nasazením a minimální zátěží pro IT.
MetaServer: když vám faktury chodí hlavně jako PDF z e-mailu nebo ze složek a potřebujete automatické pojmenování, třídění, vytěžení a předání do navazujících systémů.
Výsledkem je rychlejší zpracování, méně chyb a výjimek, plynulejší schvalování a jasný přehled nad tím, kde se která faktura právě nachází. Řešení zároveň napojíme na vaše ERP nebo účetní systém tak, aby data prošla procesem správně a bez zbytečných ručních zásahů.
INFOMATIC spojuje technologii s reálným porozuměním firemní praxi. Nejde nám jen o nasazení automatizace, ale o to, aby zpracování faktur skutečně fungovalo – dlouhodobě, stabilně a s přínosem pro celý tým
Příjem faktury
Faktury k vám mohou přicházet různě: e-mailem, poštou, přes dodavatelské portály, jako PDF, papír i e-faktura. Naše řešení zajistí, že se všechny faktury dostanou do jednoho procesu zpracování – bez ručního přeposílání a bez nutnosti hlídání jednotlivých kanálů.
Vytěžení dat
Z faktur automaticky získáme potřebná data – nejen z hlavičky, ale podle potřeby i z položek. Ať už jde o elektronické PDF, naskenovaný dokument nebo strukturovanou e-fakturu, systém data vytěží a připraví pro další krok bez ručního přepisování.
Validace
V dalším kroku probíhá automatická kontrola: ověření správnosti údajů, pravidel a shody například s interními nastaveními nebo navazujícími daty z ERP. Díky tomu se výrazně snižuje chybovost a počet výjimek, které by jinak musel řešit člověk.
Schválení
Systém přesměruje fakturu ke správné osobě podle vašich schvalovacích pravidel – rychle, spolehlivě a s dohledatelností. Schvalování má jasný řád, termíny i přehled o stavu – takže se proces nezasekává a máte kontrolu nad tím, kde se která faktura právě nachází.
Naše technologie
InvoiceAgility
faktury od A do Z
Zpracujte PDF, papír i e-faktury v jednom procesu. Automatické kontroly, méně výjimek a přehled o stavu faktur – včetně spolupráce s dodavateli.
AP Essentials
zpracování faktur v cloudu
Rychlé nasazení bez velké zátěže pro IT. Automatické vytěžení dat, validace a schvalovací workflow s výstupem do vašeho ERP.
MetaServer
pořádek v PDF fakturách
Faktury z e-mailu, složek, nebo naskenované do PDF automaticky pojmenuje, roztřídí, vytěží z nich data a předá je dál do navazujících systémů.
Kde používají naše řešení?
Případové studie a výsledky našich projektů
.avif)
Často kladené otázky
Zde najdete odpovědi na nejčastější dotazy týkající se zpracování faktur.
Faktury nejdříve automaticky zachytíme z kanálů, které používáte (e-mail, složky, portály, e-faktury). Data z dokumentu se automaticky vytěží, proběhne kontrola podle vašich pravidel a doklad putuje ke schválení. Nakonec se výsledek zapíše do ERP/účetního systému. Cílem je minimum ruční práce a úplný přehled o každé faktuře.
Zpracujeme běžné PDF (elektronické i skenované), papírové doklady po naskenování i strukturované elektronické faktury. Navržené řešení vždy přizpůsobíme reálnému provozu – tedy vašim formátům a objemům.
Ano. Bezpečnost řešíme jako součást návrhu: práce s přístupy a rolemi, auditní stopa, zabezpečený přenos dat a nastavení podle interních pravidel klienta. Konkrétní parametry vždy upřesníme podle požadavků vaší organizace.
Začínáme krátkou úvodní konzultací, kde si ujasníme cíle, vstupy a napojení. Potom doporučíme nejvhodnější řešení a připravíme plán nasazení. V praxi lze u některých scénářů spustit automatizaci během týdnů — záleží ale na rozsahu procesu a integracích.
Záleží na rozsahu řešení – kolik faktur zpracováváte, v jakých formátech a jaké integrace potřebujete. Rádi vám připravíme odhad po krátkém úvodním rozhovoru.
Máte otázky?
Jsem tu pro vás
Kamil Dobřemysl
Account Manager
