Tungsten TotalAgility zpracuje 500 přijatých faktur denně, brání zbytečným chybám a rozumí si s firemními procesy.
Nehraje roli, jestli faktura, technický průkaz či pokuta za špatné parkování přijde e-mailem nebo v obálce. Pro LeasePlan jsme totiž připravili platformu, která dokument rychle zpracuje, vytěží data a předá je do DMS, SAPu a dalších systémů. Manažeři tak mají přehled o oběhu dokumentů firmou, zaměstnancům ubyla monotónní práce a proplácení faktur nedrhne kvůli zbytečným chybám.
Každý pracovní den přijdou do LeasePlanu stovky dokumentů od prodejců aut, čerpacích stanic, servisů, pojišťoven nebo odtahovek. Dominují klasické faktury, ale LeasePlan neustále obnovuje vozový park, takže denně zpracovává i 20–40 nových technických průkazů. Přibližně 80 % dokumentů chodí elektronicky ve formátu PDF, zbytek je na papíře.
Dříve museli zaměstnanci LeasePlanu každý dokument zaevidovat, přepsat data do podoby, která vyhovuje DMS nebo účetnímu systému, poslat fakturu ke schválení a poté ji proplatit.
Používali k tomu starší aplikaci IBM Lotus Notes, jenže:
„Postupně zvyšujeme počet aut v nabídce i množství fleetů, komunikujeme se zákazníky online a obecně pracujeme na digitalizaci firmy. Proto jsme se rozhodli pro automatizaci rutinních činností,“ vysvětluje kontext společného projektu Aleš Radoměřský, ICT ředitel LeasePlanu.
Pro ICT ředitele LeasePlanu Aleše Radoměřského bylo při výběru dodavatele zásadní, aby už měl zkušenosti s podobným projektem.
„Automatizace procesů je stručně řečeno převod papírových procesů do nul a jedniček. Zní to jednoduše, ale v praxi je nezbytné, abychom u takového projektu už ze začátku správně pochopili, s jakými dokumenty klient pracuje, jaké používá systémy a jak má nastavený proces schvalování dokumentů. U LeasePlanu jsme při vytváření business casu museli zohlednit spoustu proměnných, ale podařilo se to. Připravili jsme projekt, který klienta opravdu posunul,“ doplňuje náš obchodní ředitel David Večeřa.
„Pro výběr INFOMATICu nakonec rozhodl i návrh řešení s učícím se mechanismem. Přišlo nám zajímavé, že v softwaru nastavíme zpracování jednoho typu faktury a on sám vyvodí pravidla pro zpracování jiného typu dokumentu,“ popisuje Aleš Radoměřský.
Plácli jsme si a společně s LeasePlanem definovali cíle projektu:
Detailně jsme zmapovali typy přijímaných dokumentů a schvalovací proces LeasePlanu. Tady je pár výstupů z technické analýzy, které byly důležité pro implementaci:
Jelikož jsme vyšli z připraveného nástroje Automatica DX, byla implementace řešení rychlejší, než kdybychom vše stavěli od nuly – soustředili jsme se zejména na správnou konfiguraci schvalovacích úrovní, aby ADX odpovídalo zavedeným procesům LeasePlanu.
Nejdéle trval vývoj konektorů a oříšek bylo nastavení komunikace se systémy a databázemi na architektuře DB2 – vyřešili jsme to ve spolupráci s IT oddělením LeasePlanu.
Hotové řešení jsme podrobili uživatelskému testování – ověřili jsme, že v systému oproti zadání nic nechybí ani nepřebývá. „Pořádné otestování systému považuji za klíčové a doporučuji na něj vyhradit dostatek času. Čas zaměstnanců není zdarma, ale spuštění systému je pak jednodušší,“ radí Aleš Radoměřský.
Před testováním jsme ještě zaškolili klíčové zaměstnanců LeasePlanu. Jeden den jsme se věnovali budoucímu adminovi systému, dva dny jsme nový systém na zpracování faktur představovali uživatelům.
Přibližně jeden měsíc fungovaly starý a nový systém souběžně – pro hladké spuštění jsme nechali některé procesy doběhnout v původním řešení. Poté LeasePlan přešel na nový systém, ve kterém zpracovává všechny nově příchozí faktury a technické průkazy.
ADX je propojené s firemními systémy, ale zaměstnanci agendu zpracování faktur ovládají z jednoho rozhraní, které je navíc v češtině.
Manažeři LeasePlanu získali lepší přehled o flow dokumentů – na pár kliknutí zjistí, jestli je faktura už schválená, nebo čeká na vyjádření. V DMS systému je navíc uložená veškerá historie práce s příslušným dokladem.
Za pracovní den systém zpracuje kolem 500 stran dokumentů. Zásadně to zrychlilo naši práci. Mile nás překvapil pokles chybovosti. Přepis dat dělají algoritmy a my nemusíme faktury opravovat manuálně.
— Aleš Radoměřský
Techničák přichází do LeasePlanu současně s fakturou za nové vozidlo. Technický průkaz má jiné rozměry než klasické dokumenty, ale přesto umíme dokument digitalizovat a data z něj vyčíst. Po jejich uložení mohou zaměstnanci vyhledávat v DMS systému například podle identifikačního kódu vozidla (VIN).
Automatica DX má v sobě učící se mechanismus – dokáže z nastavení parametrů pro zpracování určitého typu dokumentu vydedukovat, jak nastavit parametry pro jiný typ dokumentu. Pokud se tedy LeasePlan rozhodne pro zpracování nového typu faktury, systém si sám poradí se správným nastavením a vyčítáním dat.
Vytvořili jsme vyhledávací nástroj, kterým umožňuje ověření stavu faktury. Uživatel díky němu zjistí, jestli dokument teprve čeká na schválení, byl schválen, zamítnut, nebo úplně smazán ze systému.
Škálovatelnost řešení byla pro LeasePlan důležitá od začátku projektu. Po hladkém nasazení systému v Česku jsme od klienta dostali zelenou a připravili rozšíření pro slovenskou část firmy.
Schvalovací procesy a typy zpracovávaných faktur se od Česka nelišily. Největším rozdílem byl jiný formát velkého technického průkazu.
„Automatické zpracování faktur pro Slovensko jsme dělali během covidu. Měl jsem ze začátku obavy, jak se to podaří na dálku, ale ukázalo se, že INFOMATIC umí svoji práci velmi dobře. Vyzdvihl bych v této souvislosti projektové řízení, díky kterému bylo všechno v termínu a pod kontrolou,“ uzavírá Aleš Radoměřský.
Po nasazení obou systému zajišťujeme pro LeasePlan údržbu a konzultace rozvoje systému, který řeší primárně interní vývojáři – pracují na přidávání nové agendy a rozvoji učícího mechanismu.
Rádi s vámi probereme detaily – o našem řešení Automatica DX, o platformě Kofax TotalAgility® nebo o jiným cestách k efektivnějšímu zpracování firemních dokumentů.
