‍

Zaběhnuté procesy, tisíce vozidel v terénu a stovky faktur v e-mailu nebo na recepci

Každý pracovní den přijdou do LeasePlanu stovky dokumentů od prodejců aut, čerpacích stanic, servisů, pojišťoven nebo odtahovek. Dominují klasické faktury, ale LeasePlan neustále obnovuje vozový park, takže denně zpracovává i 20–40 nových technických průkazů. Přibližně 80 % dokumentů chodí elektronicky ve formátu PDF, zbytek je na papíře.

Starý systém zpracování dokumentů brzdil rozvoj firmy

Dříve museli zaměstnanci LeasePlanu každý dokument zaevidovat, přepsat data do podoby, která vyhovuje DMS nebo účetnímu systému, poslat fakturu ke schválení a poté ji proplatit.

Používali k tomu starší aplikaci IBM Lotus Notes, jenže:

• zpracování faktur zabíralo čím dál víc času,
• při přepisu dat vznikaly chyby, což vedlo k reklamacím,
• monotónní přepisování dat do systému zaměstnance příliš nebavilo,
• manažeři neměli přehled o oběhu dokumentů firmou
• a technické řešení aplikace bránilo v rozvoji společnosti.

„Postupně zvyšujeme počet aut v nabídce i množství fleetů, komunikujeme se zákazníky online a obecně pracujeme na digitalizaci firmy. Proto jsme se rozhodli pro automatizaci rutinních činností,“ vysvětluje kontext společného projektu Aleš Radoměřský, ICT ředitel LeasePlanu.

Klientova obava: ať se to na nás teprve neučí

Pro ICT ředitele LeasePlanu Aleše Radoměřského bylo při výběru dodavatele zásadní, aby už měl zkušenosti s podobným projektem.

‍

„Automatizace procesů je stručně řečeno převod papírových procesů do nul a jedniček. Zní to jednoduše, ale v praxi je nezbytné, abychom u takového projektu už ze začátku správně pochopili, s jakými dokumenty klient pracuje, jaké používá systémy a jak má nastavený proces schvalování dokumentů. U LeasePlanu jsme při vytváření business case museli zohlednit spoustu proměnných, ale podařilo se to. Připravili jsme projekt, který klienta opravdu posunul,“ doplňuje náš obchodní ředitel David Večeřa.

‍

‍

„Pro výběr INFOMATIC nakonec rozhodl i návrh řešení s učícím se mechanismem. Přišlo nám zajímavé, že v softwaru nastavíme zpracování jednoho typu faktury a on sám vyvodí pravidla pro zpracování jiného typu dokumentu,“ popisuje Aleš Radoměřský.

‍

Technická analýza zpřesnila zadání projektu

Plácli jsme si a společně s LeasePlanem definovali cíle projektu:

• urychlit zpracování přijatých faktur, technických průkazů a dalších dokumentů,
• postavit řešení na platformě, která se přizpůsobí firemním procesům, ne naopak,
• připravit jednoduché prostředí na ovládání systému, aby zaměstnanci nemuseli pracovat s pěti různými aplikacemi,
• umožnit škálovatelnost, aby se řešení mohlo rozšířit i na Slovensko.

‍

‍

Detailně jsme zmapovali typy přijímaných dokumentů a schvalovací proces LeasePlanu. Tady je pár výstupů z technické analýzy, které byly důležité pro implementaci:

• 80 % agendy vyřešíme předpřipraveným řešením Automatica DX,
• konektory na ERP systémy NOLS a SAP, DMS IBM Content Manager nebo bankovní aplikaci MultiCash vyvineme na míru,
• na míru nakonfigurujeme také proces vytěžování dat z technických průkazů,
• zjednodušíme vybrané firemní procesy jako příjem faktur za nová vozidla.

‍

Implementace zabrala 6 měsíců. Zakončili jsme ji uživatelským testováním a zaškolením

Jelikož jsme vyšli z připraveného nástroje Automatica DX, byla implementace řešení rychlejší, než kdybychom vše stavěli od nuly – soustředili jsme se zejména na správnou konfiguraci schvalovacích úrovní, aby ADX odpovídalo zavedeným procesům LeasePlanu.

Nejdéle trval vývoj konektorů, a oříšek bylo nastavení komunikace se systémy a databázemi na architektuře DB2 – vyřešili jsme to ve spolupráci s IT oddělením LeasePlanu.

‍

Hotové řešení jsme podrobili uživatelskému testování – ověřili jsme, že v systému oproti zadání nic nechybí ani nepřebývá. „Pořádné otestování systému považuji za klíčové a doporučuji na něj vyhradit dostatek času. Čas zaměstnanců není zdarma, ale spuštění systému je pak jednodušší,“ radí Aleš Radoměřský.

Před testováním jsme ještě zaškolili klíčové zaměstnance LeasePlanu. Jeden den jsme se věnovali budoucímu adminovi systému, dva dny jsme nový systém na zpracování faktur představovali uživatelům.

‍

‍

Pozitivní ohlasy okamžitě po spuštění

Přibližně jeden měsíc fungovaly starý a nový systém souběžně – pro hladké spuštění jsme nechali některé procesy doběhnout v původním řešení. Poté LeasePlan přešel na nový systém, ve kterém zpracovává všechny nově příchozí faktury a technické průkazy.

ADX je propojené s firemními systémy, ale zaměstnanci agendu zpracování faktur ovládají z jednoho rozhraní, které je navíc v češtině.

Manažeři LeasePlanu získali lepší přehled o flow dokumentů – na pár kliknutí zjistí, jestli je faktura už schválená, nebo čeká na vyjádření. V DMS systému je navíc uložená veškerá historie práce s příslušným dokladem.

‍

Za pracovní den systém zpracuje kolem 500 stran dokumentů. Zásadně to zrychlilo naši práci. Mile nás překvapil pokles chybovosti. Přepis dat dělají algoritmy a my nemusíme faktury opravovat manuálně.

— Aleš Radoměřský

‍