Povinná
e-fakturace
Připravte se včas s Infomaticem!
E-fakturace se stává aktuálním tématem pro každého kdo vystavuje nebo přijímá faktury.
Zjistěte, co se mění na Slovensku v roce 2027, v celé EU v roce 2030 a co z toho plyne pro Česko? Připravte se na legislativu včas a chytře.
Co je povinná e-fakturace?
E-fakturace se stává aktuálním tématem pro každého kdo vystavuje nebo přijímá faktury. Pro finanční oddělení a vedení firem se stává otázkou shody s předpisy, procesní připravenosti a napojení na účetní a ERP systémy. Evropský rámec ViDA (VAT in the Digital Age) byl přijat v roce 2025 a od roku 2030 má být elektronická fakturace a digitální reportování transakcí běžným standardem napříč celou EU.
Změna je daná legislativou – nikoliv volbou. Rozdíl nebude v tom, koho se dotkne, ale jak hladce jí firma projde. V INFOMATIC proto řešíme e-fakturaci jako součást celého finančního procesu zpracování účetních dokladů: od příjmu/vystavení faktur a validace dat, přes workflow výjimek, až po integraci do ERP a auditní stopu.
Jsme připraveni vyřešit povinnost e-fakturace za Vás.
.avif)
Proč povinnou
e-fakturaci řešit už teď?
Mandatorní e-fakturace reaguje na daňové úniky, roztříštěná pravidla i fakt, že se v digitální době stále pracuje s PDF fakturami, které musí někdo ručně zpracovat.
Princip je jednoduchý: faktura se z dokumentu pro člověka mění na strukturovanou datovou zprávu. ERP, workflow i stát s ní dokážou pracovat automaticky – firmám to přinese méně chyb a rychlejší zpracování.
Pro firmy v ČR a SR to znamená jediné: nevyplatí se čekat. E-fakturace má vliv na vaše master data, komunikaci s dodavateli, schvalovací pravidla, archivaci i ERP. Zároveň i dnes již digitalizovaný proces pro příjem papírových a PDF faktur musí doznat změn se zavedení e-fakturace.
Kdy bude povinná e-fakturace?
Německo
1. ledna 2025
Slovensko
1. ledna 2027
EU
1. července 2030
Co se mění v EU, na Slovensku a co z toho plyne pro Česko?
Přeshraniční B2B reporting v EU bude od roku 2030 pevně vycházet z elektronické fakturace (rámec ViDA). Na Slovensku startuje povinnost dokonce již 1. ledna 2027, přičemž systém využívá standardy XML a síť Peppol.
V Česku se legislativa brzy přizpůsobí – pro firmy s vazbou na ostatní státy tak není na co čekat. Obzvlášť když Německo zavedlo e-fakturu od ledna 2025* a Polsko zavedlo svůj národní mandát KSeF. Budování integrační vrstvy musíte začít řešit už dnes.
Co to znamená pro CFO, ředitele firmy a účetní tým?
Nejde jen o splnění nové povinnosti – „umět vystavit XML fakturu". E-fakturace zásadně mění čtyři oblasti s přímým dopadem na finance a firemní provoz.
Shoda s předpisy a správnost dat
Faktury musí projít kontrolou formátu, povinných náležitostí, daňových pravidel a případně i specifických validací dle legislativ jednotlivých zemí. Dnešní technologie je schopna tyto kontroly provádět přímo na vstupu bez zásahu člověka.
ERP a účetní návaznosti
E-fakturace funguje dobře jen tehdy, když je správně napojená na účetnictví, workflow a master data. INFOMATIC dlouhodobě staví řešení právě jako end-to-end procesy s integrací na ERP, ne jako izolovaný „čtecí modul“ na vytěžení faktur.
Výjimky a lidská kontrola
Ani dobře automatizovaný proces není stoprocentně bez výjimek. Proto dává smysl navrhnout proces se zapojením člověka, ve kterém systém automaticky zpracuje standardní případy a účetní tým řeší jen nejasnosti, neshody a výjimky.
Auditní stopa a řízení rizik
Finance potřebují vědět, kde se dokument nachází, kdo s ním pracoval, jaké kontroly proběhly a kdy byla data předána dál. Kontrolní mechanismy jsou důležité pro povinnou komunikaci se státem.
Jak k e-fakturaci přistupuje INFOMATIC?
Náš přístup
V INFOMATIC nevnímáme e-fakturaci jako pouhý IT projekt, ale jako komplexní změnu pro fungování financí, nákupu a ERP. Náš přístup stavíme na principu „digitalizace pro lidi“, ze kterého vychází naše hlavní priority. Patří mezi ně:
- Adopce uživatelů a přirozené zapracování do procesů
- Odborná školení zaměstnanců
- Kontinuální a dlouhodobá podpora
Technologie Tungsten Automation
Řešení pro klienty stavíme na ekosystému Tungsten Automation, kde INFOMATIC působí jako strategický partner. Pro oblast fakturace využíváme zejména platformy InvoiceAgility a TotalAgility, které slouží pro automatizaci příjmu a vystavení faktur, pokročilé workflow, validaci a procesní orchestraci. Tyto technologie jsou zároveň access point pro globální síť Peppol.
Globální sítě
a Peppol
Kromě interního workflow je klíčová i spolehlivá síťová vrstva pro výměnu dokladů s partnery, onboarding dodavatelů a compliance napříč zeměmi. Využíváme proto Tungsten e-invoice Network s integrací na preferovanou evropskou síť Peppol. Tato digitální síť bezpečně propojuje dodavatele s finančními institucemi a v současnosti do ní jsou napojeny stovky tisíc subjektů.
Zpracování všech formátů
Praxe ukazuje, že firmy nežijí v čistém světě e-faktur a neustále se potýkají s různými druhy dokumentů. Naše technologie sjednotí všechny formáty do jedné vstupní vrstvy, doplní pravidla validace podle země a napojí je na ERP. Podporujeme tyto vstupy:
- PDF faktury
- Naskenované dokumenty
- Strukturované elektronické EDI faktury
Připravte e-fakturaci jako procesní změnu, nejen další IT úkol
Navrhneme řešení, které bude fungovat ve vašem stávajícím provozu a obstojí i při dalších legislativních vlnách. Od úvodní procesní analýzy přes návrh workflow a integrací až po dlouhodobou podporu – technicky a legislativně správně.
Co by mělo řešení pro e-fakturaci pokrývat?
Řešení pro e-fakturaci by nemělo končit u převodu formátu. Mělo by pokrývat celý proces:
- příjem faktur z různých kanálů,
- vystavení faktur (domestic i cross-boarder)
- kontrolu formátu, obsahu a daňových pravidel,
- workflow pro schválení, výjimky,
- integraci do ERP a návazných systémů,
- řešení cross-border fakturace mezi státy,
- archivaci, auditní stopu a reporting.
Právě tento end-to-end přístup dává CFO a hlavním účetním to, co ve skutečnosti potřebují:
- méně ruční práce
- nižší chybovost,
- lepší přehled o stavu dokladů a
- menší provozní riziko při změně legislativy a předvídatelné cash flow.
Proč nezačínat až ve chvíli, kdy přijde deadline?
Nejtěžší část e-fakturace obvykle není samotná technologie. Bývá jí organizační připravenost. Úspěch automatizace závisí na kvalitě dat, čistotě procesů a jasně definovaných cílech; inteligenci nelze vrstvit na nejasný a neřízený proces.
Když firma začne včas, má prostor upravit schvalovací pravidla, připravit datové mapování, domluvit se s dodavateli a odběrateli, nastavit odpovědnosti a otestovat integrace bez zbytečného tlaku. Výsledkem není jen legislativní připravenost, ale i reálně lepší finanční proces.
.avif)
Často kladené otázky
Zde najdete odpovědi na nejčastější dotazy týkající se zpracování faktur.
Ne. Podle Ministerstva financí ČR je e-faktura strukturovaný elektronický formát umožňující automatizované zpracování a odpovídající normě EN 16931. PDF může být digitální dokument, ale samo o sobě nesplňuje definici strukturované e-faktury.
Ne nutně. Smyslem je doplnit ERP o vrstvu pro příjem, validaci, workflow a integrace. INFOMATIC dlouhodobě staví řešení právě jako propojení dokumentových a procesních technologií s ERP a dalšími podnikovými systémy.
To je běžný stav. Technologie, na které se tato řešení staví, počítá s jednotným příjmem PDF, papíru i e-faktur v jedné platformě, aby firma nemusela provozovat oddělené procesy pro každý typ vstupu. V případě zpracování přes-hraničních faktur je důležitý být připravený na všechny formáty.
Ano, dává to smysl hlavně tam, kde firma působí mezinárodně, má přeshraniční obchod, vyšší objemy faktur nebo složitější schvalování. Evropský harmonogram je známý a mnoho zemí má již systém zavedený nebo existuje konkrétní termín. Včasná příprava tak snižuje tlak na finance i IT. To je praktický závěr z dnes známého vývoje v EU.
Máte otázky?
Jsem tu pro vás
Kamil Dobřemysl
Account Manager
