Moderní digitální podatelna
Zjednodušujeme příjem, evidenci, třídění i předávání dokumentů a požadavků – ať už přijdou poštou, e-mailem, přes webové portály nebo formuláře. Vše sjednotíme do jednoho řízeného toku. Řešení ocení týmy, které pracují s velkým objemem dat a potřebují mít přehled: co přišlo, kdo to řeší a v jaké je to fázi. Podatelna má největší přínos tam, kde se vstupy hromadí v různých schránkách, přicházejí v nejednotných formátech a často obsahují výjimky (např. chybějící přílohy, neúplné údaje, duplicity).
Jeden vstupní bod pro všechny kanály
E-maily, papírové zásilky i webové formuláře – vše přichází na jedno místo. Systém vstupy automaticky zaeviduje a předá správné osobě nebo do dalšího kroku.
Nižší chybovost, řízené výjimky
Automatické kontroly zachytí chybějící údaje, nekvalitní skeny nebo duplicity. Neúplné případy se odešlou ke kontrole – běžné případy projdou bez ručních zásahů.
Auditní stopa a kontrola
Každý krok je dohledatelný – víte, kdo co udělal, kdy a proč – bez ručního dohledávání v e-mailech a složkách.
Roste s vaší agendou
Podatelnu lze snadno rozšiřovat – o nové typy dokumentů, další kanály i podpůrné nástroje (např. AI pro analýzu textu nebo biometrický podpis).
Jasný proces pro každý dokument
V mnoha firmách přicházejí dokumenty různými kanály: něco e-mailem, něco poštou, část přes formuláře nebo portály. Přidávají se komplikace – chybějící přílohy, nečitelný sken, duplicitní doručení, nebo nejasné určení, komu co patří.
Výsledkem je ruční třídění, přeposílání a nejistota, zda už se něco vyřešilo.
Moderní digitální podatelna to mění:
▪️sjednocuje příjem dokumentů do jednoho toku,
▪️automaticky klasifikuje a přiřazuje úkoly,
▪️navazuje na další procesy – evidence, schvalování, uložení do DMS nebo předání do ERP/HR.
Tam, kde je potřeba lidský zásah, vytvoří úkol s jasným kontextem a auditní stopou.
Navrhujeme řešení podle reálného provozu – podle toho, odkud přicházejí vstupy, jaké typy dat zpracováváte, kdo s nimi pracuje a jaké chyby se opakují.
Používáme platformu Tungsten TotalAgility a napojujeme ji na vaše stávající systémy.
Zajišťujeme také provozní dohled – úpravy pravidel, kontrolu kvality a podporu při změnách agendy.
Podle potřeby digitální podatelnu doplníme o další řešení. Nejčastěji přidáváme:
▪️Tungsten SignDoc – biometrický podpis jako součást procesu (např. potvrzení převzetí, podpis formuláře, uzavření dokumentu). Využijete ho, když podpis označuje začátek nebo konec kroku a nechcete tisknout, skenovat a dohledávat.
▪️SentiSquare (AI NLP) – AI nadstavba pro pokročilou práci s textem. Pomůže s analýzou obsahu, tříděním a rozpoznáním záměru, kontextu nebo sentimentu tam, kde nestačí samotná příloha a rozhoduje text zprávy.
▪️Resistant AI – AI pro rozpoznání manipulací, padělků a falešných dokumentů – s vysokou přesností, včetně detekce AI generovaných šablon.
Výsledkem je podatelna, která zpracuje příchozí dokumenty řízeně a dohledatelně. Dokumenty mají jasný další krok a výjimky se řeší cíleně – bez ručního dohledávání napříč e-maily a složkami. INFOMATIC staví řešení tak, aby odpovídalo vašim pravidlům, výjimkám i návaznostem na systémy – ne naopak.
Příjem a evidence
Zachytíme dokumenty z různých zdrojů (e-mail, papír, portály…) a sjednotíme je do jednoho řízeného toku – bez potřeby ručně kontrolovat jednotlivé kanály.
Třídění a porozumění obsahu
Systém spojí přílohy, vytěží metadata a roztřídí dokument podle typu i obsahu – připravený pokračovat v procesu.
Úkoly a pravidla
Na základě vašich pravidel se vytvoří úkoly pro odpovědné osoby nebo týmy – s konkrétním zadáním a kontextem (co přišlo, co chybí, co zkontrolovat). Tam, kde to jde, proběhnou kontroly automaticky: povinné náležitosti, správný formát, duplicity.
Předání a dohled
Dokumenty putují do navazujících systémů (DMS, ERP, HR). Zůstává auditní stopa a přehled o tom, co proběhlo automaticky a kde čeká výjimka.
Naše technologie
TotalAgility
řízení procesů od začátku do konce
Digitalizuje a zpracuje dokumenty ze všech kanálů, vytěží data a spustí navazující kroky podle pravidel. Umožní řídit úkoly, výjimky i schvalování v jednom toku – s jasným přehledem a auditní stopou.
Tungsten SignDoc
biometrický podpis
Podepisování na mobilu, tabletu i PC bez tisku a skenování. Podpis je dohledatelný včetně auditní stopy, řešení je v souladu s eIDAS a může fungovat samostatně i v rámci TotalAgility.
SentiSquare
AI analýza textů a třídění podle významu
Promění nestrukturovaný text na využitelné informace – i ve více jazycích. Pomůže rozpoznat téma, typ požadavku, kontext nebo sentiment. Modely si můžete přizpůsobit na vlastních datech bez programování.
Kde používají naše řešení?
Případové studie a výsledky našich projektů
Často kladené otázky
Zde najdete odpovědi na nejčastější dotazy týkající se moderní digitální podatelny.
Sjednotí příjem dokumentů z e-mailu a papíru do jednoho řízeného procesu. Přílohy a naskenované dokumenty zpracuje, roztřídí podle pravidel a předá dál jako úkoly nebo do navazujících systémů. Když narazí na výjimku, pošle ji k cílené kontrole – s jasným kontextem a auditní stopou.
Typicky e-maily (včetně příloh), papírové dokumenty po naskenování a další zdroje podle potřeby (např. formuláře, portály nebo složky). Důležité je nastavit, odkud se dokumenty berou (schránky, složky, skenovací fronty) a jaká pravidla se použijí pro třídění a předání.
Systém ho neztratí – označí případ jako výjimku a předá ho k doplnění nebo kontrole. V praxi to bývá nečitelný sken, chybějící příloha, nejednoznačný text e-mailu nebo dokument, který neodpovídá očekávanému typu.
Napojení navrhujeme podle vašich potřeb – typicky DMS, ERP, CRM nebo HR systém. Využíváme API, případně kombinaci s robotickou automatizací pro starší systémy, kde rozhraní chybí. Cílem je, aby se data nepřepisovala ručně a předání bylo dohledatelné.
Typicky přístupy ke vstupním kanálům (schránky, sdílené složky, skenovací fronty), seznam typů dokumentů a pravidla pro třídění a předání. Pokud se napojujete na DMS/ERP/HR, řeší se také integrační rozhraní a uživatelská oprávnění, aby se data nepřepisovala ručně a tok zůstal dohledatelný.
Máte otázky?
Jsem tu pro vás
Jiří Plešek
Senior Sales Manager
