Touchless invoicing v praxi

Možná už jste zautomatizovali čtení údajů z faktur pomocí OCR a používáte účetní systém, kam se automaticky propisují. Ale pořád máte ve firmě někoho, kdo faktury kontroluje, přeposílá ke schválení a manuálně páruje s objednávkami. Všechny tyto kroky můžete ale zautomatizovat také. Klíčem k úspěchu je chytrá kombinace technologií, jako je OCR, automatické párování s objednávkami, validace dat, ERP integrace a využití AI pro neustálé učení a zlepšování systému tak, aby co nejlépe odpovídal vašemu procesu a konkrétním (jakkoli specifickým) potřebám. Právě tuto kombinaci nabízí například naše řešení InvoiceAgility, které umožňuje faktury zpracovat skutečně bez dotyku – od přijetí až po archivaci.

‍

Jak může vypadat bezdotykový proces?

Bez klikání, bez přeposílání, bez zbytečného čekání. Takto může vypadat ideální scénář zpracování faktury v plně automatizovaném režimu:

1. Automatický příjem faktury

Faktura dorazí v jakémkoli formátu – e-mailem jako PDF, e-faktura, přes webový formulář, nebo klidně i fyzicky poštou. Pokud je papírová, naskenuje se a systém ji pomocí OCR technologie převede do strojově čitelné podoby. Tím vše začíná.

2. Extrakce a strukturování dat

Systém identifikuje dodavatele i příjemce, rozpozná typ dokumentu a vyčte všechny potřebné údaje jako jsou částky, položky, termíny splatnosti atd. Pokud máte více poboček nebo oddělení, systém fakturu (podle předem definovaných pravidel) automaticky přiřadí tomu správnému.  

3. Validace a párování

V tomto kroku systém kontroluje, jestli všechno sedí. U faktur s objednávkou se spárují položky, množství a ceny s odpovídající objednávkou a dodacím listem. U faktur bez objednávky systém navrhne účetní kód podle typu výdaje a historie. Díky využití AI navíc systém postupně zlepšuje své návrhy, učí se z předchozích případů a zvládá i složitější scénáře, které by běžné pravidlo nezvládlo.

Automatické párování tzv. dvoucestné nebo třícestné (objednávka – dodací list – faktura) eliminuje chyby, urychluje proces a snižuje riziko duplicitních nebo chybných plateb.  

4. Schválení a zaúčtování

Pokud je vše v pořádku, faktura je automaticky předložena ke schválení. Třeba přímo do mobilní aplikace. Schválená faktura se ihned propíše do ERP systému a čeká na platbu.

Náš tip: Pro důvěryhodné dodavatele lze nastavit tzv. bypass – faktury se schválí zcela automaticky, pokud splňují zadané podmínky.

5. Archivace a reporting

Každá faktura je automaticky archivována, podle vašich interních pravidel i platné legislativy, a zařazena tak, aby byla kdykoli snadno dohledatelná. Zároveň se data propisují do reportingu pro přehled, audit i analýzu výdajů.

‍

Co tím získáte?

• Zkrácení doby zpracování z průměrných 9 dní na jednotky minut

• Snížení nákladů na jednu fakturu až o 80 %

• Méně chyb a revizí díky inteligentní validaci

• Lepší přehled o cash flow v reálném čase

• Rychlejší schvalování a platby = lepší vztahy s dodavateli

• Větší odolnost firmy při růstu nebo i v době krizí

‍

‍

Jak poznat, že je čas přejít na touchless invoicing?

Zamyslete se, jestli stále ještě:

• ručně zadáváte data z faktur?

• schvalování trvá několik dní?

• Nemáte přehled, komu a kdy co platíte?

• nestíháte kvůli rostoucímu počtu faktur?

• řešíte zbytečné chyby a reklamace?

Pokud jste alespoň jednou přikývli, pak je ten správný čas o bezdotykové automatizaci začít vážně uvažovat.

Bezdotyková automatizace faktur není jen o technologiích. Je to změna myšlení, která vám uvolní ruce pro to, co je skutečně důležité – strategii, růst a lepší spolupráci napříč firmou. Vaši lidé budou pracovat na hodnotnějších úkolech a s větším zapálením, než pokud by měli stále dokola opakovat rutinní práci.

Nevíte, jak začít?
Potkejte se s Emmou

Přechod na e-fakturaci a automatizaci nemusí být složitý, když víte, na co se zaměřit. Domluvte si nezávaznou 30minutovou online konzultaci s naší expertkou Emmou a získejte konkrétní doporučení, co by dávalo smysl právě pro vaši firmu.

Zarezervujte si termín

nebo napište na
emma.pinkasova@infomatic.cz