V lednu 2011 se společnost INFOMATIC spolu s dalšími společnostmi, zabývajícími se digitalizací dokumentů, zúčastnila veřejného výběrového řízení. „Přesvědčila nás především spolehlivost a návaznost systému na naši spisovou službu” upřesňuje IT koordinátor.

„Měl jsem nejprve trochu strach z pražské firmy. Musím ale říci, že mě překvapila ochota a vstřícnost celého týmu. Jsou to normální lidi, s chutí investovat čas a úsilí navíc tam, kde je to potřeba. Součástí dodávky řešení je také zaškolení a podpora, což nás v konečném efektu dělá mnohem soběstačnějšími.“

— IT koordinátor odbor informatiky města Hradec Králové

‍

Proč potřebovali změnu

Město Hradec Králové zpracovává tisíce požadavků od svých občanů. Podatelna, stejně jako odbor živnostenského úřadu, tak musejí v co nejkratším čase reagovat na velké množství dotazů a žádostí. Potřeba digitalizovat tak přišla od samotných úředníků. Radní se proto rozhodli tuto situaci řešit moderně a efektivně pomocí světově nejprodávanějšího řešení na digitalizaci dokumentů.

Hlavní cíle

Tento projekt měl prvotně plánovanou jen jednu fázi, ale po úspěšné a rychlé implementaci do prostředí hlavní podatelny se město rozhodlo tuto technologii využít také pro odbor živnostenského úřadu pro převod stávajícího papírového archivu do digitální podoby.

1. fáze (leden 2011) – Podatelna města

Hlavní cíl pro podatelnu města Hradec Králové: Obměna starších dokumentových skenerů. Hlavními požadavky byla odolnost zařízení proti vysoké denní zátěži, kvalita obrazu skenovaných dokumentů. V softwarové části pak separace dokumentů dle čísla jednacího s přímým napojením do MS SharePointu.

• Dokumentové skenery: Fujitsu fi-6230, fi-4340 a fi-6770
• Digitalizace, optimalizace obrazu a kategorizace dokumentů: Kofax Express

‍

2. fáze (leden 2013) – Odbor živnostenského úřadu

Hlavní cíl: Průběžná denní digitalizace všech příchozích dokumentů až do formát A3 s následným přenosem do MS SharePointu.

• Dokumentový skener: Canon DR6030C a A3 ploché lože
• Digitalizace, optimalizace obrazu a kategorizace dokumentů: Kofax Express

‍

3. fáze (únor 2014) – Archiv živnostenského úřadu

Hlavní cíl: Podpora digitalizace odboru pomocí odbourání desetiletého papírového archivu dokumentů s kategorizací a zařazením do existující elektronické struktury dokumentů.

• Dokumentový skener: Fujitsu fi7160 - první prodej a implementace
  tohoto skeneru v ČR
• Digitalizace, optimalizace obrazu a kategorizace dokumentů: Kofax Express

‍

Naplnění cílů a očekávání

1. fáze – Podatelna města
Digitalizace příchozích dokumentů přinesla okamžitou časovou úsporu. Při dohledávání informací je možné během několika vteřin najít konkrétní číslo jednací a předat informaci interně nebo přímo občanovi. Podatelna města dnes takto úspěšně zpracovává přes 4 000 dokumentů měsíčně.

2. fáze – Odbor živnostenského úřadu
Živnostenský úřad je již od roku 2013 plně digitalizován. Všechny doklady a dokumenty, které přijdou v průběhu dne, procházejí pouze elektronicky. Již žádná nákladná manipulace s papírovými dokumenty.

3. fáze – Archiv živnostenského úřadu
Od června 2014 již bylo digitalizováno a kategorizováno přes 340 000 papírových dokumentů do elektronického archivu. Průměrně se denně naskenuje až 1 200 dokumentů. Dokončení digitalizace celého desetiletého archivu je plánovaná koncem roku 2014.

„S implementací i nastavením systému jsme spokojeni, mě osobně překvapila čistota zpracování digitalizace, jako například čištění obrazu v průběhu skenování, možnost zvolit si datovou velikost nebo ignorace prázdných stránek – to vše nám ušetřilo zbytečné náklady na datové úložiště.” — IT koordinátor