V první fázi procesu digitalizace dokumentů bylo požadavkem skenování doručené pošty a obecných dokumentů a potřeba automatického přiřazení naskenovaných dokumentů do spisové služby. Pomocí integrované technologie OCR bylo vyřešeno rozpoznávání a převod znaků z tištěných dokumentů do vrstvy výstupního PDF dokumentu, se kterými je možné dále pracovat.

‍

„Hlavním požadavkem Státního pozemkového úřadu bylo zprovoznění komplexního řešení pro skenování dokumentů a došlé pošty, které bude kompatibilní se současným systémem spisové služby. Skenování a digitalizace dokumentů pomocí softwaru Kofax Express splňuje naše požadavky na následnou snadnou dohledatelnost dokumentů. Tímto jsme splnili zákonné požadavky o spisové službě.“
‍
— Jiří Chum, vedoucí oddělení řízení projektů a administrativy

‍

Řešení

Celý projekt byl vyhodnocen jako velmi úspěšný díky profesionálnímu a věcnému přístupu všech zúčastněných stran.

Během dvou týdnů se podařilo na 50 pracovišť SPÚ dodat a nainstalovat 50 dokumentových skenerů Fujitsu fi-7260, včetně implementace softwaru Kofax Express.

Současně proběhlo zaškolení uživatelů tak, aby denní činnost byla komfortní a v souladu se zavedenými pracovními postupy.

Skenery Fujitsu jsou pod zárukou a SLA smlouvou na dobu 5 let. Servisní podpora společnosti INFOMATIC přináší SPÚ zajištění kontinuálního provozu na jednotlivých pracovištích. Jakýkoliv výpadek, který by byl způsoben dokumentovým skenerem, je vyřešen do 2 pracovních dní v místě instalace. Tímto SPÚ eliminuje dlouhodobý výpadek a zajišťuje dostupnost řešení pro pracovníky úřadu.

Proč dospěli k tomuto rozhodnutí?
Jedná se o jemnou techniku, která může vlivem toneru, sponky nebo prachu omezit provoz digitalizační linky a servisní podporou INFOMATIC SWAPit na 5 let si úřad zajistil ochranu proti těmto situacím.